Handboek van procedures van een bedrijf Wat het dient, hoe het te bereiden



de procedures handleiding van een bedrijf Het is een geschreven document met stapsgewijze instructies voor het voltooien van een taaktoewijzing of voor het omgaan met een specifieke situatie wanneer deze zich op de werkplek voordoet. Bevat de best practices van het bedrijf en de beschrijvingen van de belangrijkste bedrijfsprocessen.

Deze handleiding bevat ook de methoden en normen over hoe het werk naar verwachting zal worden uitgevoerd. Het opstellen van het procedureshandboek maakt het mogelijk om het bedrijf naar groei te kanaliseren, de training te vereenvoudigen en het schaalvoordeel te vergemakkelijken.

Deze handleiding kan een drieregelig bindmiddel zijn, een map op een gedeeld netwerkstation of een geautomatiseerde versie die online is gepubliceerd, met behulp van een software van administratie van procedures. Iedereen moet begrijpen waar het procedurehandboek van is gemaakt en waar het te vinden is wanneer iemand het nodig heeft.

Het schrijven van een procedureshandleiding vereist dat de stappen in een bepaald proces duidelijk worden begrepen. Naarmate het bedrijf groeit, zijn nieuwe procedures nodig. Het procedureshandboek kan ook worden beschouwd als een bibliotheek met procedures.

Het handboek bevat voorbeelden van procedures die kunnen worden gebruikt als een model voor nieuwe bedieningsprocedures. Alle werknemers van de organisatie moeten worden opgeleid in het beleid en de procedures van het bedrijf; ze moeten altijd onmiddellijk toegang hebben tot een procedurehandleiding.

index

  • 1 Waar wordt het voor gebruikt??
  • 2 Hoe het te maken?
    • 2.1 Definieer de centrale processen
    • 2.2 Schrijf een inleiding
    • 2.3 Stel een stroomdiagram van elk proces op
    • 2.4 Lever de procedure aan een andere persoon om deze te lezen
    • 2.5 Maak checklists en formulieren
    • 2.6 Integreer het in een procedureshandleiding
  • 3 voorbeelden
  • 4 Referenties

Waar is het voor??

Met behulp van een goed geschreven procedureshandleiding kan een bedrijf de training van nieuwe werknemers effectiever faciliteren.

Naast de training biedt een procedurehandleiding de huidige teamleden een middel om de minst gebruikte procedures te leren, waarbij ze ervoor zorgen dat ze worden uitgevoerd met de juiste formaliteit, waarbij de kwaliteitscontrole gehandhaafd blijft.

Medewerkers moeten begrijpen wat van hen wordt verwacht. Supervisors hebben een procedureshandleiding nodig om bedrijfsprocessen te beheren. Door de standaarden te documenteren, wordt gecommuniceerd wat belangrijk is voor groei, kwaliteit en klanttevredenheid.

Door beleid en procedures die van invloed zijn op een functioneel gebied, zijn eerstelijnswerknemers in staat om effectieve en tijdbesparende beslissingen te nemen.

Een effectief procedureshandboek biedt passende methoden voor interdepartementale communicatie, stelt medewerkers in staat om samen te werken om dagelijkse zakelijke problemen op te lossen zonder onnodige toezichthoudende betrokkenheid te vereisen.

Het doel van het procedureshandboek zou moeten zijn om verschillende inhoud te organiseren om zowel de manieren als de middelen van communicatie van het bedrijf weer te geven, om de service uit te voeren of om het product tegen de laagste kosten en in de kortst mogelijke tijd te produceren.

Heeft als bijkomend voordeel dat de tevredenheid van het werk en de hoge motivatie van werknemers worden behouden.

Hoe het te maken?

Alvorens een procedurehandleiding te ontwikkelen, is het belangrijk om het verschil tussen beleid, centraal proces en procedure te begrijpen.

- Beleid is de set van basisprincipes en bijbehorende richtlijnen, geformuleerd en toegepast door de leiding van een organisatie, om zijn acties te sturen en te beperken in het nastreven van langetermijndoelstellingen.

- Het basisproces is de opeenvolging van onderling afhankelijke en gekoppelde procedures, die in elke fase een of meer hulpbronnen (werknemerstijd, energie, machines, geld) gebruiken om de ingangen in producten om te zetten. Deze resultaten dienen als input voor de volgende fase totdat een bekend doel of eindresultaat is bereikt.

- Procedure is een reeks activiteiten of een vaste gedragslijn, gedefinieerd door stappen (met duidelijk gedefinieerde begin- en eindpunten) die in dezelfde volgorde moeten worden uitgevoerd om een ​​taak correct te specificeren.

Definieer de centrale processen

Alle centrale processen die het bedrijf heeft, moeten worden overwogen. Het begint met het definiëren van welke processen worden afgebakend en in kaart gebracht in het procedureshandboek, waarbij een samenvatting wordt gemaakt van alle procedures die moeten worden opgenomen..

Hoewel het mogelijk is dat elk proces niet wordt geplaatst, is het belangrijk om de meest fundamentele en belangrijke processen vast te stellen. Een restaurant kan bijvoorbeeld de centrale processen definiëren voor het maken van een bepaald gerecht, maar net zo belangrijk is het proces van het schoonmaken van het restaurant.

Er moet een lijst worden gemaakt van de kernprocessen die moeten worden behandeld, zodat ze allemaal kunnen worden geïntegreerd in het procedureshandboek nadat ze zijn toegewezen. Het schema zal als leidraad dienen om ervoor te zorgen dat u geen enkele taak verlaat wanneer u begint met het schrijven van de handleiding.

Schrijf een inleiding

Geef een korte beschrijving van wat er in de handleiding staat, die direct is gericht aan de mensen die de handleiding zullen gebruiken, wat lezers kunnen verwachten bij het gebruik van de handleiding en de beste manier om de handleiding te gebruiken (dwz "lees het van begin tot eind"). einde "of" gebruik het als een verwijzing om naar procedures te zoeken als dat nodig is ").

Maak een stroomdiagram van elk proces

Elk proces wordt bepaald door de stappen of taken die nodig zijn om het proces te voltooien. Als een stap wordt overgeslagen, kan dit betekenen dat u een bestelling verliest of uitstelt, of dat u een defect eindproduct heeft. Een stroomdiagram maken is om de workflow te definiëren.

Om een ​​handleiding te voltooien, moet u met één proces tegelijk beginnen: begin met het eerste schema-proces. De stappen die nodig zijn om het proces te voltooien worden beschreven, vervolgens worden de details geretourneerd en worden de details voor elke stap geschreven.

Je moet ervoor zorgen dat elke stap duidelijk en beknopt is. Elke stap moet voldoende informatie bieden voor iedereen om de instructies te volgen.

Stel dat een procedure voor het verkoopproces wordt gecreëerd door een vereiste op internet. Eerst wordt een stroomdiagram gemaakt over hoe de potentiële klant in eerste instantie wordt gecontacteerd nadat hij de informatie heeft opgevraagd: via telefoontje, e-mail of sms.

Als er aanvankelijk geen contact kon worden gemaakt met de prospect, wordt berekend hoeveel keer het salesteam volgt, met specifieke scripts voor elk contact.

Wanneer de klant wordt benaderd, wordt een ander script toegewezen, evenals een aantal follow-ups, afhankelijk van of de klant het product heeft gekocht of heeft besloten te wachten.

Geef de procedure aan iemand anders om het te lezen

Het is belangrijk om een ​​collega of iemand die je kent te hebben gelezen en de instructies te volgen zoals ze zijn geschreven. Deze persoon kan waardevolle opmerkingen maken als er stappen zijn die u niet kunt voltooien of niet begrijpt.

De procedure is debugged op basis van de opmerkingen. Mogelijk moet u de instructies herschrijven, bewerken of iets toevoegen.

Maak checklists en formulieren

Voor elk proces is het eenvoudiger voor teamleden om een ​​formulier of checklist te volgen. Daarom moet een gedetailleerde sjabloon worden ontwikkeld op basis van het toegewezen proces.

Als u specifieke informatie moet verzamelen wanneer de klant binnenkomt, moet u ervoor zorgen dat de sjabloon alle vereiste informatie heeft, op een beknopte manier gepresenteerd.

Er mag niet van worden uitgegaan dat teamleden alles onthouden wat de procedure aangeeft, vooral wanneer een klant voor hen zit. De checklists en formulieren moeten worden geïntegreerd als een bijlage bij het stroomdiagram en de stappen van het proces.

Integreer het in een procedureshandleiding

Nadat een stroomdiagram aan elk proces is toegewezen en alle ondersteunende documentsjablonen zijn gemaakt, worden deze geïntegreerd in een volledige procedurehandleiding. De handleiding is georganiseerd op basis van de afdelingen.

Het procedureshandboek kan bijvoorbeeld de secties "Verkoop", "Bewerkingen" en "Distributie" bevatten. Elke sectie is verdeeld in de centrale processen van die afdeling, meestal in de volgorde waarin elk centraal proces wordt uitgevoerd bij de algemene levering van de producten..

In het gedeelte "Distributie" kunt u verschillende hoofdprocessen uitvoeren, zoals "Bestel de bestelling", "Verpakking voor bezorging", "Verzending" en "Follow-up".

Het procedureshandboek is georganiseerd met een inhoudsopgave en elke procedure staat duidelijk vermeld met een vette titel van de titel.

Het bevat een omslag met de naam van de handleiding, een inhoudsopgave, de inleiding en de procedures in de volgorde van de inhoudsopgave.

Er kunnen zelfs tabbladen worden geplaatst voor teamleden om de handleiding gemakkelijk te bekijken, zodat ze de relevante procedures in hun afdelingen kunnen vinden..

Uiteindelijk worden de kopieën gemaakt en verdeeld. Continue feedback moet worden aangemoedigd en de handleiding moet indien nodig worden bijgewerkt. Er moet een handleiding beschikbaar zijn in een aangewezen gebied van elke functionele locatie, met behulp van beleid en procedures.

Voorbeelden

-Handleiding voor het op een specifieke manier bereiden van hamburgers.

-Handleiding over hoe te handelen in geval van brand, aardbevingen of natuurrampen.

-Handleiding over hoe te handelen als reactie op klachten van klanten of een agressieve klant.

-Handmatig om een ​​personeel selectieproces uit te voeren.

-Handleiding om te weten hoe je in een restaurant moet werken.

referenties

  1. Kimberlee Leonard (2017). Hoe schrijf ik naar handboek Standaardbewerkingen? Kleine bedrijven - Chron. smallbusiness.chron.com.
  2. Chris Anderson (2017). Wat is een handleiding voor beleidsregels en procedures? Bizmanualz. Genomen uit: bizmanualz.com.
  3. Bizfluent (2017). De definitie van een procedureshandleiding. Genomen uit: bizfluent.com.
  4. Chris Anderson (2017). Wat is het doel van een procedurehandboek? Bizmanualz. Genomen uit: bizmanualz.com.
  5. Template Lab (2018). 37 Best Standard Operating Procedure (SOP) -sjablonen. Genomen uit: templatelab.com.
  6. Greg Marsello (2017). DE 8-STAP GIDS VOOR HET GEBOUWEN VAN EEN HANDMATIGE HANDLEIDING VOOR STANDAARDOPERATING. LERN. Genomen van: blog.lern.org.