Principes van controle van de belangrijkste principes en voorbeelden van een bedrijf

de principes van controle van een bedrijf zijn de voorschriften die het bestaan ​​van procedures en processen in de boekhoudsystemen vereisen om managers te helpen toezicht te houden en de activiteiten van het bedrijf te reguleren, waardoor wordt verzekerd dat de activa van het bedrijf worden beschermd.

Het doel van de besturingsprincipes is ervoor te zorgen dat het boekhoudsysteem correct functioneert en dat zakelijke evenementen nauwkeurig worden vastgelegd. Het is duidelijk dat managers niet alle werknemers kunnen controleren, dus bestaat de mogelijkheid van fouten of fraude..

Om effectieve beheersingsmaatregelen te identificeren en in te stellen, moet het management de risico's continu beoordelen, toezicht houden op de implementatie van de controle en indien nodig de controles aanpassen.

Het hebben van een dergelijke essentiële zakelijke functie biedt redelijke beveiliging door de kans op fouten te verminderen en de activa van de organisatie te beschermen. Vanwege hun belang moeten bedrijven rekening houden met de fundamentele principes van controle.

index

• 1 Belangrijkste principes van controle
  • 1.1 Controleomgeving
  • 1.2 Controleactiviteiten
• 2 voorbeelden
  • 2.1 Scheiding van taken
  • 2.2 Goedkeuringen
  • 2.3 Personeel rotatie en vakanties
  • 2.4 Fysieke audits
  • 2.5 Periodieke boekhoudafstemmingen
  • 2.6 Geautomatiseerde bedieningselementen
• 3 referenties

Belangrijkste principes van controle

Controle omgeving

De managementstijl en verwachtingen van managers op hoog niveau, in het bijzonder hun controlebeleid, bepalen de controleomgeving.

In een controleomgeving is er extra toezicht door een beheerscomité, dat zorgt voor administratieve integriteit, ethische waarden, een goed gedefinieerde organisatiestructuur en bekwame en betrouwbare werknemers, die autoriteit en verantwoordelijkheden toewijzen.

Controle activiteiten

Het zijn specifieke beleidslijnen en procedures die het management gebruikt om zijn doelstellingen te bereiken. Deze omvatten het volgende:

Scheiding van taken

Het vereist dat verschillende mensen de verantwoordelijkheid krijgen om verschillende taken uit te voeren in gerelateerde activiteiten, met name die met betrekking tot de autorisatie, bewaring of het bijhouden van gegevens..

Door verschillende mensen te vragen om deze functies uit te voeren, wordt een gebalanceerd besturingssysteem gecreëerd.

Goedkeuring van transacties en activiteiten

Zorg ervoor dat alle bedrijfsactiviteiten voldoen aan het vastgestelde beleid en richtlijnen.

Het verplichten van bepaalde managers om bepaalde soorten transacties goed te keuren voegt een extra verplichting toe aan de boekhouding, door aan te tonen dat de transacties zijn geanalyseerd en goedgekeurd door de corresponderende autoriteit.

Standaardisatie van documenten

Omvat het creëren van facturen en andere documenten die gemakkelijk te gebruiken en voldoende informatief zijn, het gebruik van niet-genummerde en opeenvolgende documenten en de tijdige voorbereiding van documenten.

Standaardisatie vergemakkelijkt de herziening van oude records door te zoeken naar de oorzaak van een afwijking in het systeem. Het gebrek aan standaardisatie kan ertoe leiden dat sommige elementen in die beoordeling over het hoofd worden gezien of verkeerd worden geïnterpreteerd.

Fysieke en toegangscontrole over assets en records

Zijn elektronische of mechanische bedieningselementen (kluizen, ID-kaarten, hekken, kasregisters, videocamera's, sloten) of computerbedieningen, gerelateerd aan toegangsrechten of gevestigde back-up- en herstelprocedures.

Technologie kan meestal bereiken waar mensen niet kunnen en 24 uur per dag aan het werk kunnen zijn zonder dat er extra betalingen nodig zijn.

De toegang tot een boekhoudsysteem regelen door middel van wachtwoorden, sloten en elektronische toegangsrecords houdt onbevoegde gebruikers buiten het systeem en biedt een manier om het gebruik van het systeem te controleren om bronnen van fouten te identificeren.

Onafhankelijke beoordelingen

Bedrijven moeten hun controlesystemen periodiek herzien. Dit moet worden gedaan door iemand die geen deel van het werk heeft gedaan dat zal worden gecontroleerd.

Deze beoordelingen dragen bij aan de betrouwbaarheid van de boekhoudinformatie en de efficiëntie van de activiteiten.

Toewijzing van verantwoordelijkheden

Het bedrijf moet duidelijk verantwoordelijkheden vaststellen. Het toewijzen van specifieke verantwoordelijkheden aan mensen zorgt ervoor dat ze begrijpen wat hun functie is om de controle te behouden.

Als enige verantwoordelijkheid over het hoofd wordt gezien, zal een effectief controlesysteem duidelijk maken wie een toegewezen taak niet uitvoert.

Voorbeelden

Al deze controles voldoen aan de doelstellingen van het besturingsprincipe. Nadat de bedieningselementen zijn geïnstalleerd, hoeven managers de activiteit van elke medewerker niet te bewaken. Ze kunnen de besturingselementen periodiek controleren om er zeker van te zijn dat ze goed werken en zich richten op bedrijfsbeheer.

Scheiding van taken

Het is een goede manier om ervoor te zorgen dat de functies voor het bijhouden van records gescheiden zijn van het feitelijke cashmanagement.

Om deze reden is de kassier verantwoordelijk voor het verzamelen van contanten van klanten, met de mogelijkheid om deze bij de bank te deponeren, en de boekhoudafdeling is verantwoordelijk voor het registreren van deze kassabonnen en het maken van bankafstemmingen..

Op deze manier kan een persoon het geld van de klant niet nemen en verdoezelen, en vervolgens een frauduleuze boekhouding verdoezelen.

Als twee mensen deze klus klaren, is de enige manier waarop fraude kan werken, als elke persoon medeplichtig is aan de ander. Vanzelfsprekend zijn twee medeplichtige werknemers veel minder vatbaar dan een enkele medewerker die steelt.

Endorsements

Het vereisen van een goedkeuring om betalingen van omvangrijke uitgaven te kunnen verrichten, kan voorkomen dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties met de fondsen van het bedrijf uitvoeren.

Een officiële prijslijst dient als goedkeuring voor het verkooppersoneel om met deze prijzen te verkopen. Daarnaast kan er een regeling zijn waarmee de verkoopmanager redelijke wijzigingen in de prijslijst autoriseert.

Personeel rotatie en vakanties

De verplichte rotatie van werknemers of de vakantieperiode worden geïmplementeerd om frauduleuze regelingen te detecteren waarbij een regulier systeem vereist is om het te onderhouden.

Als de accountant om de twee maanden zijn verantwoordelijkheden wijzigt, kan een persoon niet consistent een verkeerd systeem uitvoeren.

Fysieke audits

Fysieke audits omvatten het handmatig tellen van contanten en alle andere fysieke activa die in het boekhoudsysteem zijn geregistreerd, zoals voorraden.

De fysieke telling kan verborgen verschillen in rekeningsaldi zichtbaar maken door elektronische records volledig te omzeilen. Het tellen van het geld op de verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag worden gedaan.

Grotere projecten, zoals fysieke inventaris, zouden minder vaak moeten worden gedaan, misschien op jaar- of kwartaalbasis.

Periodieke boekhoudafstemmingen

Ze garanderen dat de saldi van het boekhoudsysteem samenvallen met de saldi van de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en klanten..

De verschillen gevonden tussen dit soort aanvullende rekeningen kunnen discrepanties in de eigen rekeningen aan het licht brengen of de fouten ontstaan ​​in de andere entiteiten..

Geautomatiseerde bedieningselementen

Dit zijn waarschijnlijk de meest voorkomende interne controles omdat ze niet alleen het bedrijf beschermen, maar ook de efficiëntie verhogen.

Geautomatiseerde tijdklokken zijn een goed voorbeeld. Medewerkers worden door deze klokken gecontroleerd wanneer ze aankomen en worden vervolgens aan het einde van de dag geverifieerd.

De geautomatiseerde tijdklok elimineert de mogelijkheid dat werknemers vals spelen met hun werkuren.

referenties

1. MyAccountingCourse (2018). Wat zijn de principes van interne controle? Genomen uit: mijnaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Wat is het controlebeginsel? Genomen uit: mijnaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Wat zijn de zeven principes van interne controle? Bizfluent. Genomen uit: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Basisprincipes van interne controle. Genomen uit: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Interne controle. Genomen uit: cliffsnotes.com.
6. Beheerder (2015). 17 Principes van interne controle. Ethical Advocate. Genomen uit: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Wat zijn de zeven interne controleprocedures voor boekhouding? Small Business-Chron. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.