Delen:
Directiesecretarisprofiel, noodzakelijke vaardigheden en functies
de uitvoerend secretaris is een baan of beroep dat dient om maximale ondersteuning te bieden aan hooggeplaatste werknemers in een bedrijf of organisatie. Het zal zijn wie de planning van de kaderleden organiseert en onderhoudt en hen helpt bij het uitvoeren van een breed scala aan administratieve taken.
Het doel is bij te dragen aan de algehele efficiëntie van het bedrijf door ervoor te zorgen dat alle administratieve taken die aan het bedrijf worden toegewezen, tijdig en efficiënt worden uitgevoerd. Een secretaresse is de persoon die administratieve ondersteuning biedt. Ze kunnen taken uitvoeren zoals schrijven en archiveren, het beantwoorden van de telefoon en het verzenden van berichten.
Aan de andere kant, de uitvoerende macht, of administratief medewerker, secretaris maakt ook een aantal van deze activiteiten, samen met co-office, product onderzoek, interactie met leveranciers, het bestellen van producten en het creëren van een database.
Normaal gesproken ontvangen uitvoerende secretarissen hogere salarissen dan secretaresses, omdat ze functies van hoog niveau uitvoeren en de productiviteit op kantoor verhogen.
index
- 1 vereist profiel
- 2 Noodzakelijke vaardigheden
- 3 functies
- 3.1 Verantwoordelijkheden
- 4 Referenties
Vereist profiel
- Bachelor's degree in bedrijfskunde of aanverwante vakgebieden.
- Bewezen ervaring als uitvoerend secretaris of een soortgelijke administratieve rol.
- Moet competent zijn in het beheer van Microsoft-Office op een integrale manier, en in de software "back-office", bijvoorbeeld ERP-systemen.
- Grondige kennis van het beheer van basisboekhoudkantoren en procedures, evenals de relevante technische woordenschat die in de branche wordt gehanteerd.
- Bekendheid met elementaire onderzoeksmethoden en rapportagetechnieken.
- Uitstekende vaardigheden op het gebied van organisatie en time management.
- Uitstekende communicatie- en onderhandelingsvaardigheden.
- Integriteit en vertrouwelijkheid.
De directiesecretaresses moeten snelle professionals zijn met een grote capaciteit voor tijdbeheer en multitasking. Het is met hun toewijding en bekwaamheid in hun werk dat leidinggevenden zich kunnen concentreren op hun leidinggevende verantwoordelijkheden zonder zich zorgen te hoeven maken over andere taken.
Veel managers zijn sterk afhankelijk van hun uitvoerend secretaris om dagelijkse taken te coördineren en op de agenda te houden. Ze hebben veel tact en assertiviteit nodig als bewakers van de tijd van de manager.
Noodzakelijke vaardigheden
De directiesecretaresse moet efficiënt in basisvaardigheden zoals het schrijven, grammatica, spelling en interpunctie, en hebben ervaring met de gebruikelijke office apparatuur en software toepassingen zoals tekstverwerking, spreadsheets en afbeeldingen.
Evenzo moeten ze beschikken over uitstekende vaardigheden om de tijd en capaciteit te beheren om verschillende verantwoordelijkheden effectief aan te pakken.
Aan de andere kant heeft een directiesecretaris ook andere kwaliteiten nodig, zoals gezond verstand, diplomatie, discretie en het vermogen om problemen zelfstandig op te lossen..
Ze hebben sterke communicatieve vaardigheden nodig om met het publiek om te gaan, rapporten te schrijven en publicaties te beoordelen.
Luister actief
Moet weten om alle aandacht te schenken aan wat andere mensen zeggen, de tijd nemen om de punten die worden gemaakt te begrijpen, vragen stellen waar nodig en niet onderbreken op ongepaste tijden.
Begrijpend lezen
Volledig begrip van zinnen en geschreven paragrafen in documenten met betrekking tot werk.
Tijd management
Weet hoe u zowel uw eigen tijd als de tijd van anderen efficiënt kunt beheren.
Weten hoe te spreken
Spreek duidelijk met andere mensen om informatie effectief te kunnen verzenden.
schrift
Een effectieve communicatie schriftelijk hebben, op basis van wat het meest geschikt is voor de behoeften van het publiek.
Kritisch denken
Gebruik van logica en redenering om de sterke en zwakke punten van alternatieve oplossingen, conclusies of benaderingen van problemen die zich voordoen te identificeren.
Proactief leren
Begrijp de implicaties van nieuwe informatie voor het oplossen van problemen en het nemen van huidige en toekomstige beslissingen.
coördinatie
Aanpassing van acties in relatie tot de acties van anderen.
recensie
Herziening en evaluatie van de prestaties van zichzelf, andere mensen of organisaties, om verbeteringen aan te brengen of corrigerende maatregelen te nemen.
functies
Een uitvoerend secretaris kan verantwoordelijk zijn voor kleine bedragen en boekhouding, maar kan ook een budget beheren. U kunt artikelen op een website publiceren, maar u kunt ook de website ontwerpen en beheren.
U kunt de gegevensinvoer uitvoeren in een spreadsheet die u hebt ontworpen en gebruikt voor de rapportagefuncties.
Een uitvoerend secretaris kan toezicht houden op het administratief personeel. Hij rapporteert regelmatig rechtstreeks aan de CEO en kan een of meer hogere leidinggevenden ondersteunen.
verantwoordelijkheden
Aandacht voor leidinggevenden
- Houd de agenda van de leidinggevenden bij en help mee bij het plannen van afspraken, bestuursvergaderingen, conferenties, etc..
- Neem deel aan vergaderingen om notulen en notulen voor vergaderingen te maken, compileer, transcribeer en verspreid ze.
- Maak alle reisarrangementen voor de leidinggevenden: aankoop van passages, hotelreservering, levering van reiskosten, beheer en beoordeling van de relevante documentatie, enz..
- Het uitvoeren van de opdracht onderzoek, het verzamelen van gegevens en voor te bereiden documenten of rapporten ter overweging en presentatie door kaderleden, commissies en raden van bestuur, zoals toegekend.
- Verwerk vertrouwelijke documenten en zorg ervoor dat ze veilig en beveiligd blijven.
Interne en externe interactie
- Ontvang en filter telefoongesprekken, stuur ze door naar de juiste persoon wanneer dit handig is.
- Beheren, prioriteren en distribueren alle inkomende en uitgaande correspondentie (email, brieven, faxen, verpakkingen, etc.), het lezen en analyseren van de memo's, presentaties en binnenkomende berichten belang ervan te bepalen en plannen van de verdeling.
- Bereid antwoorden voor op correspondentie met routinevragen.
- Controleer het gebruik van kantoorbenodigdheden en onderhandel met leveranciers over voorwaarden om ervoor te zorgen dat bestellingen winstgevender zijn.
- Ontmoeting met individuen, speciale belangengroepen en anderen, namens leidinggevenden, commissies en raden van bestuur.
- Verwelkom bezoekers en bepaal of ze toegang moeten krijgen tot bepaalde specifieke mensen.
Administratieve ondersteuning
- Houd elektronische en papieren archieven gearchiveerd, zorg ervoor dat informatie is georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk is voor snel ophalen.
- Bereid facturen, rapporten, brieven, financiële overzichten en andere documenten, met behulp van tekstverwerker, spreadsheets, databases en / of presentaties, en het verstrekken van de juiste hulp in de boekhouding.
- Voer algemene kantoortaken uit, zoals het onderhouden van beheersystemen en het uitvoeren van elementaire accountingtaken.
- Coördineren en directe kantoordiensten, zoals administratie en budgetvoorbereiding, om leidinggevenden te helpen.
- Opzetten en controleren van administratief beleid en procedures, zowel voor medewerkers van de kantoren, als voor de organisatie.
- Evalueer operationele werkwijzen en procedures om te bepalen of verbeteringen kunnen worden aangebracht op gebieden zoals workflow, rapportageprocedures of uitgaven.
- Toezicht houden op en trainen van ander administratief personeel.
referenties
- Werkbaar (2018). Functiebeschrijving uitvoerend secretaris. Genomen uit: resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Het verschil tussen een secretaris en een uitvoerend secretaris. Werk - Chron. Overgenomen van: work.chron.com.
- Carrièreplanner (2018). Uitvoerend secretaris en administratief assistent. Afkomstig van: job-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Functiebeschrijving uitvoerend secretaris. Genomen uit: hrvillage.com.
- BSR (2018). Verantwoordelijkheden van uitvoerend secretaris. Genomen uit: bestsampleresume.com