Delen:
Wat is de vitale cyclus van de documenten?
de levenscyclus van documenten bestaat uit een opeenvolging van fasen waardoor een bestand de hele gebruiksduur doorloopt. Deze fasen, variërend van het maken van een document, door al zijn toepassingen en modificaties, tot het moment van vernietiging of permanente archivering.
Het concept van de levenscyclus van documenten werd na de Tweede Wereldoorlog in de Verenigde Staten gecreëerd. Dit was te wijten aan de noodzaak om een geschikte manier te vinden om een groot aantal bestanden te beheren die zich hadden verzameld.
Elke discipline behandelt de levenscyclus van de documenten op een andere manier, rekening houdend met hun aanpak en de aard van het bestand.
De levenscyclus van een juridisch document kan bijvoorbeeld verschillende fasen hebben dan die van een academisch document.
In elk geval moeten de overwegingen over hoe lang een document moet worden bewaard, hoe het moet worden bewaard of wat het juiste gebruik ervan moet zijn, variëren. Evenzo zijn er ook verschillende benaderingen van de fasen van je levenscyclus.
Er kunnen bijvoorbeeld documenten zijn zonder enige waarde voor een bedrijf of voor een overheidsentiteit vanwege de leeftijd. Deze archieven kunnen echter een hoge historische waarde hebben voor een museum.
Een ander fundamenteel verschil is dat tussen analoge en digitale documenten. Hoewel het belang in de inhoud van de documenten ligt, impliceert het bestaan van digitale bestanden bijzonderheden in hun behandeling en in de stadia van hun levenscyclus.
De drie leeftijden van documenten
In 1972 stelde de historicus Carlos Wyffels de theorie van de drie Eeuwen voor. Volgens dit zijn documenten objecten met een vitaal proces waarlangs hun gebruik wordt getransformeerd.
Over het algemeen worden de documenten direct na hun creatie en voor een bepaalde periode intensief gebruikt.
Na verloop van tijd wordt dit gebruik echter beperkt tot het moment dat het volledig stopt, hetzij omdat ze worden gearchiveerd of vernietigd.
Volgens Wyffels is deze cyclus waar alle documenten doorheen gaan verdeeld in drie tijdperken: de administratieve of actieve leeftijd, de gemiddelde of semi-actieve leeftijd en de inactieve of historische leeftijd..
De administratieve of actieve leeftijd
Het verwijst naar de actieve periode van een document. Het begint op het moment van zijn oprichting en doorloopt verschillende fasen waarin het regelmatig wordt geraadpleegd, overgedragen en gedeeld.
De administratieve leeftijd van een openbare-serviceticket begint bijvoorbeeld wanneer deze wordt gegenereerd. Daarna blijft het gedurende een beperkte tijd bewegen: terwijl een postbode het levert of verzendt via e-mail, wanneer het wordt geraadpleegd en wanneer het wordt betaald.
De gemiddelde of semi-actieve leeftijd
Het is die periode waarin het document het hulpprogramma heeft verloren waarvoor het is gemaakt. Daarom heeft het niet zo actief een gebruik als in het administratieve tijdperk. Het is echter geconserveerd en kan niet vaak worden geraadpleegd.
De gemiddelde leeftijd van een serviceticket begint bijvoorbeeld wanneer het na betaling in een map wordt opgeslagen. Het is zeer waarschijnlijk dat het nooit meer geraadpleegd zal worden, maar het blijft gearchiveerd in geval van enige bezorgdheid.
De semi-actieve levensduur van de documenten kan variabel zijn afhankelijk van het type document en afhankelijk van de context. Een juridisch document kan bijvoorbeeld een actiever leven hebben dan een openbare-serviceticket.
De inactieve leeftijd of historische leeftijd
Het verwijst naar de laatste periode van de bestanden. Niet alle bestanden hebben echter dezelfde bestemming. Afhankelijk van hun aard kunnen ze worden omgezet in historisch of vernietigd.
Historische archieven zijn die met een culturele of onderzoekswaarde. Daarom worden in deze fase bewaarmethoden gezocht om ze zo volledig mogelijk te behouden..
Fasen van de levenscyclus van documenten
De theorie van de drie tijdperken stelt in algemene zin de fundamentele fasen vast waar alle documenten doorheen gaan.
Er zijn echter ook andere meer specifieke stadia die het nut en de manipulatie van documenten bepalen.
De stadia waar een document doorheen gaat, zijn afhankelijk van de waarde, het gebruik en de context. Volgens deze kenmerken wordt bepaald welke fasen zij moeten doorlopen en welke de technische en administratieve disposities zijn voor elk van hen.
Dit zijn enkele van de belangrijkste fasen waar een document doorheen gaat tijdens zijn bruikbare leven:
1-creatie: bestaat uit de creatie van het document, hetzij in gedrukt of digitaal formaat.
2-Storage: Volgens het formaat waarin het document is gemaakt, wordt het fysiek of digitaal opgeslagen. In sommige gevallen wordt ook de digitaliseringsfase overwogen, wanneer deze deel uitmaakt van het proces.
3-Categorisering: verwijst naar de organisatie, classificatie of indexering van documenten volgens de parameters vastgesteld in elke context.
4-Transfer: het verwijst naar het verzenden en / of bezorgen van een document volgens zijn kenmerken. In werkelijkheid kan dit verwijzen naar een levering per fysieke post of naar een e-mail zending zoals het geval kan zijn..
5-Distribution: deze fase verwijst naar documenten die openbaar of nodig zijn, dus nadat ze zijn gemaakt, moeten ze openbaar worden gemaakt aan een bepaalde groep mensen.
6-collaboratief gebruik: Momenteel kunnen de bestanden worden gerangschikt voor gebruik en gedeelde bewerking. Deze fase is van recente verschijning en wordt uitsluitend voor digitale documenten beschouwd.
7-Query: verwijst naar die fase waarin de documenten zijn gerangschikt met de bedoeling dat ze kunnen worden geraadpleegd. Tijdens dit proces zijn beveiligings- en / of toegankelijkheidsvoorzieningen erg belangrijk, afhankelijk van het publiek dat naar verwachting toegang tot de informatie zal krijgen.
8-Filing of vernietiging: Dit is het laatste stadium in de levenscyclus van alle documenten. Het komt overeen met het moment waarop wordt besloten of het voldoende historische waarde heeft om te worden geconserveerd of in tegendeel, het wordt vernietigd.
middelen
- Darmouth College. (S.F.). De levenscyclus van documenten: definities, ondersteunende technologieën en toepassingen. Teruggeplaatst van: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Levenscyclus van de documenten: Theorie van de 3 leeftijden. Teruggeplaatst van: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). Wat is een levenscyclus van elektronisch documentbeheer? Teruggeplaatst van: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). Levenscyclus van documenten. Teruggeplaatst van: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Levenscyclus van documenten - Het Spaanse archiefsysteem. Hersteld van: normadat.es.