Delen:
De 7 functies van een meest uitmuntende secretaris
Onder de belangrijkste functies van een secretaresse Ze omvatten het beheren van de agenda, het bedienen van het publiek en het beheren van vertrouwelijke informatie. Is de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van administratieve bijstandstaken op een kantoor.
Deze positie kan worden uitgeoefend door een man of een vrouw, hoewel het meest voorkomende is dat het een vrouw is die het uitoefent.
Ze zijn meestal verantwoordelijk voor de vertrouwelijke zaken van mensen met een bepaalde hiërarchie binnen het bedrijf, zoals directeuren, managers en presidenten. Dat moet hen veranderen in de rechterhand van de uitvoerende macht voor wie zij werken.
Als het bedrijf klein is, is de grootste werkdruk van de secretaresse gerelateerd aan basistaken op kantoor.
Sommige landen van de wereld zetten in het jaar een speciale dag op om hun werk te bedanken en te vieren. Bijvoorbeeld, in Colombia, Peru en Mexico is de dag van de secretaris 26 april, in Venezuela is het 30 september.
De 7 hoofdfuncties van een secretaresse
De taak van een secretaresse is om haar baas steun en medewerking te geven, zodat ze haar rol binnen de organisatie volledig kan vervullen, zonder vertragingen of afleiding..
Hoewel de aard van het bedrijf van invloed is op het soort werk dat een secretaresse nodig heeft, kan worden gezegd dat de belangrijkste functies zijn:
1- Agendabeheer
Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris om de agenda bij te houden van de persoon voor wie zij werkt. Daar zou u al uw werk en soms persoonlijke toezeggingen moeten weerspiegelen.
U moet ook gegevens bijhouden van alle personen en instellingen waarmee uw werkgever zich moet identificeren.
De agenda van een secretaresse dient meestal als een operationeel logboek van de uitvoerende macht voor wie zij werkt.
2- Aandacht voor het publiek
De aandacht voor het publiek is een van de meest fundamentele taken die de secretaris moet uitvoeren. U moet oproepen beantwoorden en de reden voor hen opnemen, evenals alle gegevens waarmee uw werkgever de zaak kan opvolgen.
Het is ook de persoon die bezoekers op kantoor ontvangt. Daarom is het belangrijk dat de secretaresse een beeld behoudt dat consistent is met het bedrijfsimago van de werkplek.
Jouw rol daarin is niet alleen om de wacht aangenaam te begroeten en te maken voor de bezoekers, maar ook om de eerste instructies en richtlijnen te geven over de organisatiecultuur en interne processen van het bedrijf.
3- Documentbeheer
Behalve dat u de persoon bent die de correspondentie van uw baas ontvangt en beheert, schrijft, leest, reageert en archiveert een secretaresse de meeste brieven, meldingen, memo's en e-mails van uw werkgever.
Hiertoe is het handig dat u bepaalde applicaties beheert software waarmee u dergelijke documenten sneller en sneller kunt voorbereiden.
De specificiteit van deze competenties zal afhangen van het soort werk dat vereist is in het gebied waarin ze werken..
De secretaresse beheert de contactendatabase van haar baas en archiveert de schriftelijke correspondentie, evenals de assemblagerotities en andere interessante documenten binnen het kantoor.
Het is de secretaris die normaal kennis neemt van de zaken die tijdens belangrijke vergaderingen worden behandeld.
4- Gebruik van gevoelige informatie (intern en extern)
Onder de functies die een goede secretaresse-figuur goed en efficiënt onderscheiden, wordt alle informatie behandeld die uiterst belangrijk is voor de werking van het bedrijf of de instelling waar u werkt.
U moet bijvoorbeeld op elk moment controle hebben over de wettelijke documenten die door overheidsinstanties kunnen worden vereist.
U kunt ook toegang krijgen tot informatie over de omgeving of een van de actoren die met het bedrijf te maken hebben. Deze informatie moet op een discrete, efficiënte en tijdige manier worden beheerd.
5- Organisatie van het kantoor
De secretaris moet de apparatuur en het meubilair van het kantoor bedienen en in bedrijf houden: telefoons, kopieermachines, printers, projectoren, meubels, archiefkasten, onder anderen..
Het is degene die de inventaris van benodigdheden en kantoorapparatuur beheert. Het houdt ook fysieke en elektronische bestandssystemen op orde, zodat informatie direct beschikbaar is wanneer dat nodig is..
De secretaresse moet een schone en georganiseerde werkruimte hebben, omdat dit meestal een van de eerste dingen is die mensen buiten het bedrijf te zien krijgen bij het betreden van hun faciliteiten..
6- Voorbereiding van presentaties
Normaal gesproken moet een leidinggevende zijn rapporten presenteren in de vorm van presentaties die de informatie samenvatten en hiërarchiseren. Voor deze taak vraagt hij zijn secretaresse meestal om hulp.
De persoon die zich op het secretariaat bevindt, moet ervoor zorgen dat de informatie die daar wordt weergegeven, de gegevens weergeeft die zijn baas wil delen.
U moet er ook rekening mee houden dat het een presentatie is zonder spelfouten en die consistent is met de grafische identiteit van het bedrijf.
7 - Administratieve bewaking
Het is ook de verantwoordelijkheid van een secretaresse om op de hoogte te zijn van de naleving van het beleid en de procedures die nodig zijn om te zorgen voor de activa van het bedrijf of de instelling waar zij werkt..
Volgens het hiërarchische niveau van uw chef kan de secretaris de nauwkeurigheid van de gegevens valideren die de details van de budgetoperaties weerspiegelen.
Een secretaresse moet omgaan met de beheerscontrole en het juiste beheer van middelen binnen het kantoor.
De virtuele secretaresse
Met de opkomst van online banen, de figuur van secretarissen naar voren komt online of virtuele assistenten.
Deze secretaresses doen de meeste van de hierboven beschreven taken, maar op afstand. In deze gevallen rekenen de secretaresses hun diensten per uur of per project.
referenties
- Cultuurgeld (2015). De 4 hoofdfuncties van de secretaris. Teruggeplaatst van: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). Lijst van de taken van een secretaresse. Teruggeplaatst van: work.chron.com
- Pymex (2016). Functies en verantwoordelijkheden van de administratief secretaris. Opgehaald van: pymex.pe
- Nu vrijwilliger (s / f). Wat is de rol van de secretaris? Teruggeplaatst van: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Wat zijn de functies van een secretaresse als assistent van een manager? Teruggeplaatst van: pyme.lavoztx.com