Delen:
Interne boekhoudcontrole-elementen, doelstellingen en voorbeeld
de interne boekhoudcontrole het heeft betrekking op de methoden die door een bedrijf zijn geïmplementeerd om de integriteit van financiële en boekhoudkundige informatie te garanderen, om te voldoen aan operationele en rentabiliteitsdoelstellingen en om managementbeleid door de hele organisatie heen over te dragen. Deze overlappen de normale bedrijfsprocedures van een bedrijf.
Deze overlay speelt in op de intentie om bedrijfsmiddelen te beschermen, fouten te minimaliseren en ervoor te zorgen dat bewerkingen op een goedgekeurde manier worden uitgevoerd. Er zijn geen systemen met identieke interne controles, maar veel filosofieën over interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot financiële integriteit en boekhoudpraktijken zijn standaardbeheerspraktijken geworden..
Interne controle heeft een prijs, wat betekent dat controleactiviteiten de natuurlijke stroom van de processen van een bedrijf vaak vertragen, wat de algehele efficiëntie kan verminderen. Een sleutelconcept is dat zelfs het meest complete interne controlesysteem het risico van fraude of fouten niet volledig zal elimineren.
Er zullen altijd wat incidenten zijn, meestal als gevolg van onvoorziene omstandigheden of een te sterke vastberadenheid van iemand die fraude wil plegen..
index
- 1 Elementen van interne boekhoudcontrole
- 1.1 Scheiding van taken
- 1.2 Toegangscontrole
- 1.3 Fysieke audits
- 1.4 Gestandaardiseerde documentatie
- 1.5 Trialsaldi
- 1.6 Periodieke afstemmingen
- 1.7 Autoriteit voor goedkeuring
- 2 doelstellingen
- 2.1 Bescherm de activa van het bedrijf
- 2.2 Garandeer de betrouwbaarheid en integriteit van financiële informatie
- 2.3 Zorgen voor naleving van wetten
- 2.4 Bevorder efficiënte en effectieve operaties
- 2.5 Voldoen aan doelen en doelstellingen
- 3 Voorbeeld
- 4 Referenties
Elementen van interne boekhoudcontrole
Scheiding van taken
De scheiding van functies houdt in dat de verantwoordelijkheid voor boekhouding, deposito's, rapportage en auditing wordt gedeeld. Extra taken zijn gescheiden, er is minder kans dat een enkele werknemer frauduleuze handelingen begaat.
Voor kleine bedrijven met slechts een paar boekhoudmedewerkers, delen van verantwoordelijkheden tussen twee of meer mensen, of vereisen dat kritieke taken door collega's moeten worden beoordeeld, kunnen hetzelfde doel dienen.
Toegangscontrole
Controleer de toegang tot verschillende delen van een boekhoudsysteem door middel van wachtwoorden, sluizen en verslagen van elektronische toegang kan buiten te houden van het systeem om niet-geautoriseerde gebruikers, terwijl het verstrekken van een manier om het gebruik van het systeem te controleren om de bron te identificeren van fouten of discrepanties.
Fysieke audits
Fysieke audits omvatten het handmatig tellen van geld en elk fysiek activum dat is geregistreerd in het boekhoudsysteem; bijvoorbeeld inventarissen, materialen en gereedschappen.
De fysieke telling kan discrepanties laten zien die goed verborgen zijn in de saldi van de rekeningen, die worden genegeerd in de elektronische records.
Het aantal contanten in de verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag worden gedaan. Grotere projecten, zoals het handmatig inventariseren van de inventaris, zouden minder vaak moeten worden gedaan, misschien elk kwartaal.
Gestandaardiseerde documentatie
Standaardisatie van documenten die worden gebruikt voor financiële transacties, zoals facturen, interne inkoop van materialen, voorraadontvangsten en reiskostenrapporten, kan helpen de consistentie in het bijhouden van gegevens in de loop van de tijd te behouden.
Het gebruik van standaard documentformaten kan de beoordeling van oude records vergemakkelijken door te zoeken naar de oorzaak van een afwijking in het systeem. Het gebrek aan standaardisatie kan ervoor zorgen dat de elementen in die beoordeling worden over het hoofd gezien of verkeerd geïnterpreteerd.
Testsaldi
Het gebruik van een boekhoudsysteem met dubbele boekhouding voegt betrouwbaarheid toe door ervoor te zorgen dat boeken altijd in balans zijn. Toch kunnen fouten ertoe leiden dat het systeem op elk moment uit balans raakt.
De berekening van dagelijkse of wekelijkse testsaldi kan periodieke informatie verschaffen over de toestand van het systeem. Hiermee kunt u afwijkingen zo snel mogelijk ontdekken en onderzoeken.
Periodieke afstemmingen
Boekhoudingsafstemmingen kunnen ervoor zorgen dat de saldi van het boekhoudsysteem overeenkomen met de saldi van de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en klanten op krediet.
Bij een bankafstemming worden bijvoorbeeld kassaldi en records van deposito's en ontvangsten tussen het boekhoudsysteem en bankafschriften vergeleken..
De verschillen tussen dit soort aanvullende rekeningen kunnen fouten of discrepanties in de rekeningen zelf aan het licht brengen. Ze kunnen ook aantonen dat fouten kunnen ontstaan in de andere entiteiten.
Autoriteit voor goedkeuring
Het vereiste dat bepaalde managers bepaalde soorten transacties autoriseren, kan een verantwoordelijkheid toevoegen aan de boekhouding. Dit toont aan dat de transacties zijn bekeken, geanalyseerd en goedgekeurd door de overeenkomstige autoriteiten.
Het vereisen van een goedkeuring om grote uitgaven en betalingen te kunnen doen, voorkomt dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties uitvoeren met de fondsen van het bedrijf.
doelstellingen
Bescherm de activa van het bedrijf
Goed ontworpen interne controles beschermen activa tegen verliezen. Het verlies kan een onbedoeld verlies zijn, dat het gevolg is van oprechte fouten van mensen. Het kan ook een opzettelijk verlies zijn, als gevolg van opzettelijke frauduleuze activiteiten.
Garandeer de betrouwbaarheid en integriteit van financiële informatie
Interne controles zorgen ervoor dat het management juiste, tijdige en volledige informatie - inclusief boekhoudkundige gegevens - heeft om bedrijfsactiviteiten te plannen, controleren en rapporteren..
Zorgen voor naleving van wetten
Interne controles helpen ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan tal van nationale, provinciale en lokale wet- en regelgeving die van invloed zijn op de bedrijfsvoering.
Bevorder efficiënte en efficiënte verrichtingen
Interne controles bieden een omgeving waarin managers en personeel de efficiëntie en effectiviteit van operaties kunnen maximaliseren.
Voldoen aan doelen en doelstellingen
Het systeem van interne controles biedt een mechanisme voor het management om toezicht te houden op het bereiken van operationele doelen en doelstellingen.
voorbeeld
Vloeibare activa hebben altijd meer bescherming nodig dan niet-liquide activa, omdat ze gemakkelijker te stelen zijn; neem bijvoorbeeld contant geld.
Contant geld is het meest liquide bezit en kan gemakkelijk worden gestolen door elke medewerker die het beheert. Om de cash van het bedrijf te beschermen, zijn speciale interne controles geïmplementeerd.
Interne controle van scheiding van taken wordt vaak gebruikt met contant geld. Deze controle vereist dat de persoon die het contante geld van de klant ontvangt en de persoon die het kassabonnetje registreert in het boekhoudsysteem nooit dezelfde werknemer zijn.
Sommige interne controlesystemen gaan zelfs een stap verder en vereisen dat een medewerker het contante geld contant maakt, een andere storting in de bank en een andere om het in het boekhoudsysteem te registreren..
Door de taken van elke medewerker te segmenteren, kan niemand het geld verzamelen, storten en de verkoop in de rekeningen opnemen. Dit voorkomt fraude, omdat een persoon een deel van het geïncasseerde geld niet in de zak kan steken en een lager bedrag van het kassabonnetje in het boekhoudsysteem kan registreren.
referenties
- Steven Bragg (2018). Interne controle. Boekhoudhulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Interne bedieningselementen. Overgenomen uit: investopedia.com.
- Rebekiah Hill (2018). Interne besturingselementen in accounting: definitie, typen en voorbeelden. Study. Genomen uit: study.com.
- Universiteit van Washington (2018). Interne bedieningselementen. Overgenomen uit: finance.uw.edu.
- David Ingram (2018). Wat zijn de zeven interne controleprocedures voor boekhouding? Smallbusiness - Chron. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.
- Mijn boekhoudcursus (2018). Wat zijn interne controles? Genomen uit: mijnaccountingcourse.com.