Delen:
Beheerfuncties en -processen
de administratief beheer het is de reeks vormen, acties en mechanismen die het mogelijk maken om de menselijke, materiële en financiële middelen van een bedrijf te gebruiken om het voorgestelde doel te bereiken. Het is gebaseerd op vier fundamentele principes; de volgorde is de eerste, omdat elke werknemer de positie moet innemen waarvoor hij gekwalificeerd is.
Gebrek aan orde leidt tot minder efficiënt werk en misbruik van middelen. Het tweede principe is discipline; binnen de administratieve beheersdiscipline is een belangrijk aspect, omdat de regels en regels moeten worden nageleefd en gerespecteerd door iedereen.
Het derde principe is de commando-eenheid. De werknemer moet weten aan wie hij zijn werk rapporteert en van wie hij orders ontvangt, om foutieve berichten te voorkomen die de kwaliteit van het werk schaden. Ten slotte is het stimuleren en waarderen van het initiatief in het personeel van cruciaal belang om te motiveren; dit heeft een positief effect op de werkomgeving en het bereiken van doelen.
Het administratief beheer is van het grootste belang voor de organisatie, aangezien het de basis vormt waarop de taken van de groep worden uitgevoerd, en tevens een netwerk vormt dat is afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen.
index
- 1 Functies
- 1.1 Realisatie van managementprocessen
- 1.2 Verhuren van personeel
- 1.3 Beveiliging van activa
- 1.4 Public relations
- 1.5 Breng werkreeksen tot stand
- 1.6 Aankoop van vaste activa
- 1.7 Ontwerp en controle van formulieren
- 1.8 Aankoop van kantoorbenodigdheden en schrijfwaren
- 2 Administratieve beheerprocessen
- 2.1 Planning
- 2.2 Organisatie
- 2.3 Richting of uitvoering
- 2.4 Controle
- 3 referenties
functies
Realisatie van managementprocessen
De beheerprocessen moeten correct worden uitgevoerd, zodat de effectieve prestaties in elk van de administratieve functies worden uitgevoerd.
Deze moeten planning, organisatie, richting en controle omvatten, allemaal op basis van de verwezenlijking van de doelstellingen.
Het inhuren van personeel
Het verwijst naar de selectie, training, plaatsing en beloning van personeel. Het behalen van de doelstellingen van de organisatie is afhankelijk van het kunnen rekenen op het juiste personeel, om welke reden het belang om de behoeften van de werknemers te dekken moet worden gehandhaafd en tegelijkertijd loyaal aan de organisatie moet zijn..
Zaken beveiligen
De activa van een organisatie moeten worden beschermd tegen misbruik, verlies of schade veroorzaakt door diefstal, brand of andere middelen.
Daarom is het noodzakelijk om voor elk type activum een toereikend record te behouden, waarbij het personeel verantwoordelijk is voor het juiste gebruik en de juiste beveiliging.
Public relations
Een van de belangrijke functies van administratief beheer is het opzetten en onderhouden van verschillende communicatielijnen tussen de organisatie en het bijbehorende publiek (klanten, aandeelhouders, werknemers, leveranciers, consumenten)..
Breng werkreeksen tot stand
Voor een stabiele uitvoering en zonder onderbrekingen van de administratieve werkzaamheden, moeten systemen en procedures voor gedefinieerde routines worden ontwikkeld. Dit wordt gemotiveerd door het onderlinge afhankelijkheidskarakter en de onderlinge relatie tussen de specifieke taken van elke afdeling.
Aankoop van vaste activa
In elke afdeling is er behoefte aan voldoende vaste activa om een efficiënte en economische uitvoering van de uitgevoerde werkzaamheden te hebben. Daarom moet bij de selectie en aanschaf van elk type vast activum een standaardprocedure worden gevolgd.
Een belangrijk aspect is het detecteren en evalueren van de werkelijke behoefte van het actief, waardoor onnodige uitgaven worden vermeden die een impact hebben op de financiën van het bedrijf..
Ontwerp en controle van formulieren
Aangezien de administratieve werkzaamheden bijzondere kenmerken hebben, moeten de gebruikte formulieren zodanig worden ontworpen dat de vereiste informatie op passende wijze wordt verstrekt.
Het is de taak van de administratie om deze formulieren te ontwerpen en te proberen hun gebruik te standaardiseren om de kosten te verlagen.
Aankoop kantoorbenodigdheden en kantoorbenodigdheden
Deze artikelen moeten de behoeften van de gebruikers dekken, omdat ze van invloed zijn op de systematische en snelle uitvoering van het werk dat wordt gedaan.
Daarom is het belangrijk om de standaardisatie, selectie en aankoop van deze ingangen te garanderen, evenals hun distributie naar andere afdelingen, indien nodig
Administratieve managementprocessen
planning
Planning is de hoeksteen van dit proces, omdat dit tot vervolgacties zal leiden. Voor een efficiënt proces moet het volgende in overweging worden genomen:
- Heb duidelijke doelstellingen.
- Bestudeer de omgeving waarin het werk zal worden gedaan.
- Identificeer en wijs taken toe die helpen om de doelstellingen te bereiken.
- Maak een uitgebreid plan van prestaties, met aandacht voor de creatieve elementen die helpen om het werk effectief uit te voeren.
- Bepaal het beleid, de methoden en procedures die vereist zijn voor de uitvoering van het werk.
- Maak waarschuwingssystemen die anticiperende acties mogelijk maken in het licht van toekomstige problemen.
- Voortdurend de plannen bijwerken, rekening houdend met de resultaten van de controles die op hen worden uitgeoefend.
organisatie
Om succes te behalen, moeten alle menselijke, financiële en materiële middelen die verband houden met het werk dat zal worden uitgevoerd, worden gecoördineerd.
Dit impliceert de vaststelling van een reeks regels en takenopdrachten die strikt moeten worden opgevolgd door de betrokken personen. Sommige van deze activiteiten zijn:
- Verdeel het werk gezien de eenheden van bewerking.
- Groepeer taken per taak.
- Structureer de bedieningseenheden met criteria voor beheerbaarheid en affiniteit met het werk.
- Selecteer het personeel dat over de vereiste vaardigheden voor een bepaalde taak beschikt.
- Breng aanpassingen aan in de uitgevoerde activiteiten, op basis van wat de controleresultaten van dezelfde show zijn.
Richting of uitvoering
Om te voldoen aan de geplande en georganiseerde strategieën is het noodzakelijk om de acties te ondernemen die hen initiëren en hen continuïteit te geven.
Tot deze maatregelen behoren het aansturen van de activiteit en het bevorderen van de ontwikkeling van de werknemer in de arbeids- en de persoonlijke sfeer, zodat deze motivatie wordt vertaald in het efficiënt realiseren van de doelstelling. Deze strategieën kunnen zijn:
- Leid en moedig de groep aan om het doel te bereiken.
- Directe, open en transparante communicatie tot stand brengen met elk van de betrokkenen, direct of indirect, op het werk.
- Ontwikkel het potentieel van elk lid.
- Maak prikkels voor werknemers die opvallen in bepaalde vooraf vastgestelde criteria, zoals creativiteit, snelheid van voltooiing, onder anderen.
- Breng mechanismen tot stand voor voortdurende evaluatie van het uitvoeringsproces, om acties zo nodig te corrigeren.
controle
Het is belangrijk strategieën te implementeren om te verifiëren dat wat gepland, georganiseerd en uitgevoerd wordt, bevredigend en effectief vordert om het doel te bereiken.
Hierdoor kunnen beslissingen worden genomen om activiteiten te vervangen of om het proces te heroriënteren, waardoor het kan worden geoptimaliseerd. Dit kunnen enkele van de volgende acties zijn:
- Maak vergelijkingen van de resultaten met de algemene plannen van het bedrijf.
- Evalueer het product van het werk op basis van de prestatienormen van hetzelfde.
- Maak de middelen openbaar die in de metingen moeten worden gebruikt.
- Geef de suggesties door aan het verantwoordelijke personeel om de acties die nodig zijn te corrigeren.
referenties
- Money Matters (2018). Administratief beheer Functies van Modern Office. Account leren Genomen van: accountlearning.com.
- Mijn MBA-gids (2018). Administratieve of managementfuncties van een kantoor. Genomen uit: mymbaguide.com.
- Managers-Net (2018). Administratief beheer Genomen uit: managers-net.com.
- ABCM (2018). Leer het belang van administratief beheer voor het bedrijfsleven. Genomen uit: myabcm.com.
- Van Vliet (2011). Five Functions of Management (Fayol). Toolshero. Genomen uit: toolshero.com.