Delen:
De 11 principes van de belangrijkste administratieve controle
de beginselen van administratieve controle zijn de algemene regels die moeten worden gevolgd in het proces om te analyseren of de acties worden uitgevoerd zoals gepland en om de nodige corrigerende maatregelen te nemen om de planning te bevestigen.
Managing betekent dat u optimaal gebruik wilt maken van de beschikbare middelen om het bedrijfsdoel te bereiken. Daarom omvat de administratie alle activiteiten van het bedrijf.
Administratieve controles zijn de reeks procedures die nodig zijn voor administratieve en economische efficiëntie. Als een integraal onderdeel van het interne controlesysteem van een organisatie, is het doel ervan om de volledige en tijdige implementatie van het beleid en de plannen van de administratie te garanderen..
Enkele voorbeelden van administratieve controles zijn procedurele wijzigingen, training van medewerkers en installatie van waarschuwingssignalen.
De basisprincipes van administratieve controle kunnen worden gegroepeerd in elf categorieën, die hun doel en aard, structuur en proces weerspiegelen. Deze principes voor administratieve controle worden hieronder beschreven.
Basisprincipes van administratieve controle
Principe om het doel te bereiken
Het basisdoel van administratieve controle is het bereiken van de doelstellingen. Dit wordt gedaan door gebreken in de plannen te detecteren.
De potentiële of werkelijke afwijkingen van de plannen moeten voldoende worden gedetecteerd om effectieve corrigerende maatregelen mogelijk te maken.
Principe van efficiëntie van controles
Een administratief controlesysteem moet de oorzaken van afwijkingen van de plannen detecteren en markeren met de minimaal mogelijke kosten.
Het efficiëntiebeginsel is bijzonder belangrijk bij de besturing, omdat de technieken vaak duur en omslachtig zijn.
Een manager kan zo in beslag worden genomen door de controle dat hij meer kan uitgeven dan nodig is om een afwijking te detecteren. Controles die de autoriteit van ondergeschikten ernstig verstoren of met de motivatie van degenen die de plannen uitvoeren, zijn inefficiënt.
Principe van controleverantwoordelijkheid
De hoofdverantwoordelijkheid voor het uitoefenen van controle berust bij de manager die belast is met het uitvoeren van de plannen. Uw verantwoordelijkheid kan niet worden ingetrokken of geannuleerd zonder de structuur van de organisatie te veranderen.
De verantwoordelijkheid voor de controle moet worden gegeven aan specifieke personen in elke fase van de operatie.
Dit eenvoudige principe verduidelijkt de zeer zelden begrepen rol van controllers en controle-eenheden.
Deze agentschappen fungeren als een service die controle-informatie biedt. Ze kunnen echter geen zeggenschap uitoefenen tenzij ze beheersautoriteit en verantwoordelijkheid krijgen voor gecontroleerde zaken..
Preventieprincipe
Controle, zoals plannen, moet vooruit kijken en preventief zijn. Vaak is dit principe verwaarloosd, voornamelijk omdat controle meer op statistische en boekhoudkundige gegevens heeft vertrouwd, dan op voorspellingen en projecties te vertrouwen..
Hoewel de prognoses niet kloppen, zijn ze beter dan de historische records. Idealiter zou een controlesysteem onmiddellijke feedback moeten geven om, zodra ze zich voordoen, afwijkingen van de gewenste prestaties te corrigeren.
Als dit niet mogelijk is, moet de controle worden gebaseerd op de prognoses om afwijkingen in de tijd te voorzien. Er moet meer aandacht worden besteed aan het voorkomen van tekortkomingen dan aan het verhelpen ervan nadat ze zich hebben voorgedaan.
Kasvoorspellingen helpen bijvoorbeeld om de solvabiliteit van bedrijven te behouden, anticiperend op krapte en voorkomen.
Principe van directe controle
De overgrote meerderheid van de controles die vandaag worden gebruikt, zijn gebaseerd op het feit dat mensen fouten maken. Ze worden vaak gebruikt als indirecte besturingselementen die zijn ontworpen om fouten te detecteren, vaak nog achteraf.
Waar mogelijk moeten directe controles worden gebruikt om fouten te voorkomen. Het verbeteren van de kwaliteit van managers kan de noodzaak om indirecte controles te gebruiken minimaliseren. Hoogwaardige managers maken weinig fouten en voeren al hun functies met het beste resultaat uit.
Principe van reflectie van plannen
Controle is de taak ervoor te zorgen dat de plannen effectief worden uitgevoerd. Daarom moeten controletechnieken de specifieke aard en structuur van de plannen weerspiegelen.
Hoe duidelijker en uitgebreider de plannen van de organisatie zijn en hoe meer controles ontworpen zijn om deze plannen te weerspiegelen, des te effectiever de controles zullen zijn om aan de behoeften te voldoen..
Kostenbeheersing moet bijvoorbeeld worden gebaseerd op geplande kosten van een gedefinieerd en specifiek type.
Prihoofdstad van de piramide
Feedbackgegevens moeten eerst onderaan de piramide worden gerapporteerd; dat wil zeggen, voor de supervisors en zelfs voor het bedieningspersoneel dat zich op het laagste niveau bevindt.
Dit geeft werknemers de mogelijkheid om hun eigen situaties te beheersen, naast het versnellen van corrigerende acties.
Principe van organisatorische geschiktheid
Een administratief controlesysteem conformeert zich aan het bevoegdheidsgebied en moet de structuur van de organisatie weerspiegelen.
Wanneer het administratieve controlesysteem zich aanpast aan de structuur van de organisatie, bepaalt het de verantwoordelijkheid van de actie en vergemakkelijkt het corrigeren van de afwijking van de plannen.
Evenzo moet de informatie worden aangepast om de prestaties in relatie tot de plannen te evalueren naar de positie van de manager die deze zal gebruiken. Met andere woorden, alle cijfers en rapporten die voor controledoeleinden worden gebruikt, moeten in termen van de organisatie zijn.
Principe van de eigenheid van bedieningselementen
Controles zijn effectief wanneer ze consistent zijn met de positie, operationele verantwoordelijkheid, competentie en de behoeften van de geïnteresseerde persoon.
De benodigde reikwijdte en gedetailleerde informatie varieert afhankelijk van het niveau en de functie van het management.
Evenzo geven verschillende managers de voorkeur aan verschillende vormen en eenheden van informatierapporten. Daarom moeten besturingselementen voldoen aan de individuele vereisten van elke manager.
Principe van beheersing van kritieke punten
Alle bewerkingen hebben bepaalde kwetsbaarheden of kritieke punten. Dit zijn degenen die de meeste problemen veroorzaken en tot grote afwijkingen leiden.
Een manager moet tijdens het uitoefenen van controle zich concentreren op de factoren die van fundamenteel belang zijn om de prestaties te beoordelen.
Het is onnodig en oneconomisch voor een manager om elk detail van de uitvoering te verifiëren. Daarom moet je je aandacht richten op de kritieke punten van prestaties.
Principe van actie
De controle blijkt tijdverspilling te zijn als er geen corrigerende maatregelen worden genomen. Tot de corrigerende acties kan het opnieuw nadenken van de plannen behoren, een reorganisatie, de vervanging of training van een ondergeschikte, personeelsmotivatie, enz..
Controle is alleen gerechtvaardigd als de aangegeven afwijkingen van de plannen worden gecorrigeerd door middel van passende planning, organisatie, personeel en management.
referenties
- MBA Knowledge Base (2018). Management Control Principles. Genomen uit: mbaknol.com.
- Zakelijk woordenboek (2018). Administratief controlesysteem. Genomen van: businessdictionary.com.
- Wikiquote (2016). Beginselen van administratie. Genomen uit: en.wikiquote.org.
- Arthita Banerjee (2018). 6 belangrijkste principes van controle in management. Artikelen bewaren. Genomen uit: preservearticles.com.
- Diksha (2018). Beheersing: betekenis, aard en beginselen. Business Management ideeën. Genomen uit: businessmanagementideas.com.