Delen:
Aanvraag van aankooptypen, hoe deze is gemaakt, belang en voorbeelden
De vorm van aanvraag tot bestellen is het document gegenereerd door een gebruikersafdeling of magazijnpersoneel om de inkoopafdeling op de hoogte te stellen van de artikelen die moeten worden besteld, de hoeveelheid en het levertijdframe. De aankoop in een bedrijf begint met het verzamelen van eisen.
Nadat ze zijn samengesteld, moet u dit melden aan de inkoopafdeling. De aanvraag tot bestellen is het document dat de lijst met die vereisten bevat. Om fraude te voorkomen, mogen afdelingsmanagers gewoonlijk niet rechtstreeks bestellingen plaatsen bij leveranciers of kopen namens het bedrijf..
In plaats daarvan is degene die orders plaatst bij externe leveranciers een andere afdeling, de inkoopafdeling. De managers van de verschillende afdelingen gebruiken de vormen van aanvraag tot bestellen om deze afdeling te informeren over de benodigde materialen.
Aankoopaanvragen en inkooporders zijn belangrijke documenten voor het verwerven van de artikelen die het bedrijf nodig heeft voor zijn werking, het standaardiseren van het bestelproces intern en extern.
index
- 1 soorten
- 1.1 Standaard
- 1.2 Onderaanneming
- 1.3 Zending
- 1.4 Overdracht van inventaris
- 1.5 Externe service
- 2 Hoe is het uitgewerkt?
- 2.1 Aankoopaanvraagproces
- 3 Belang
- 3.1 Start het aankoopproces
- 3.2 Het is een controle-instrument
- 3.3 Bescherm het bedrijf
- 3.4 Centralisatie van het inkoopproces
- 4 voorbeelden
- 4.1 Voorbeeld 1
- 4.2 Voorbeeld 2
- 5 Referenties
type
De belangrijkste punten over de aanvraag tot bestellen zijn de volgende:
- Het is een verzoek aan de inkoopafdeling om een bepaalde lijst met materialen te verkrijgen.
- De goedkeuring van de inkooporganisatie nodig.
- Het is een intern document; dat wil zeggen, het blijft binnen de organisatie.
U kunt een aanvraag tot bestellen maken voor de volgende typen voorzieningen:
standaard
Voorraden en materialen verkrijgen van leveranciers voor zowel productieprocessen als kantoorbenodigdheden en andere bedrijfsmiddelen.
onderaanneming
Grondstof leveren aan een leverancier en vervolgens een eindproduct krijgen.
zending
Het verkrijgen van materiaal dat is opgeslagen in de faciliteiten van het bedrijf en de leverancier wordt daarvoor betaald.
transfVoorraadefficiëntie
Materialen verkrijgen van een andere afdeling of een ander gebied binnen dezelfde organisatie.
Externe service
Het verkrijgen van de diensten van een externe leverancier, zoals het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan de fabriek.
Hoe is het gemaakt?
De basiscomponenten waaruit een aanvraag tot bestellen bestaat, zijn:
- Aanvragenummer, waarmee het document kan worden geïdentificeerd. Het moet voorgedrukt zijn.
- Afdeling aanvragen.
- Datum van de aanvraag en gevraagde leveringsdatum.
- Naam van de persoon die de aanvraag voorbereidt en de handtekening van de persoon die de overeenkomstige autorisatie uitvoert.
- De gevraagde items moeten in detail worden beschreven om onnauwkeurige gegevens te voorkomen. Het bedrag moet exact zijn; het is erg belangrijk om de vereiste eenheid (kilo's, liters, eenheden, etc.) te plaatsen.
- Handtekening van de inkoopafdelingsmanager die de aankoop goedkeurt of niet goedkeurt.
- Als offertes al zijn aangevraagd bij leveranciers, moeten deze bij de aanvraag worden gevoegd.
Aankoop vordering proces
Het inkoopaanvraagproces wordt door organisaties gebruikt voor het uitvoeren en volgen van leveringsbestellingen. Dit kan van alles zijn, van grondstof tot kantoormeubilair en meer.
Wanneer een afdelingsmanager vaststelt dat de materialen bijna op zijn, vult u het aanvraagformulier in, inclusief de hierboven aangegeven velden..
Een inkoopaanvraag is de vorm die een afdeling van het bedrijf naar de inkoopafdeling verzendt, met een lijst van de artikelen die u wilt aanvragen bij een externe leverancier.
Met dit proces kunnen gebruikers een bestelling plaatsen, goedkeuring krijgen van de supervisor en, het belangrijkste, externe leveranciers toelaten prijsoffertes in te dienen..
Wanneer de inkoopmanager de aanvraag tot bestellen in dit proces ontvangt, kan hij alle informatie bekijken die door de oorspronkelijke gebruiker is verzonden. De manager selecteert eenvoudig of de aanvraag is goedgekeurd of niet.
Als het niet wordt goedgekeurd, is er een vak om de reden voor de beslissing te plaatsen en wordt de verzoekende afdeling over deze beslissing geïnformeerd. Als de manager zijn goedkeuring geeft, is de volgende stap om een offerte aan te vragen bij de leveranciers.
belang
Start het aankoopproces
Af en toe hebben de afdelingen van een bedrijf materialen nodig; De inkoopaanvraag start het aankoopproces. De inkoopafdeling handelt in overeenstemming met de degelijkheid van het document.
Als er een probleem is, zal het document dienen als bewijs dat een afdeling de benodigdheden met een bepaalde communicatie heeft opgevraagd.
Het is een controle-instrument
Als er geen juiste controles zijn, kan personeel bij fraude worden betrokken, omdat zij materialen voor persoonlijk gebruik kunnen aanvragen.
Bij een aanvraag tot bestellen zijn er vastgestelde maatregelen om te garanderen dat er geen fraude wordt gepraktiseerd. Het verzoek moet door verschillende handen gaan om de nauwkeurigheid en de noodzaak ervan te waarborgen.
Bescherm het bedrijf
Wanneer de aanvraag tot bestelling is geïmplementeerd, worden de fraudemogelijkheden vermeden. De activa van het bedrijf zijn ook beschermd.
Centralisatie van het inkoopproces
Wanneer een organisatie vereist dat alle aanvragen centraal via de inkoopafdeling worden gedaan, is het eenvoudig om het hele proces te beheren.
Kopers profiteren ook, omdat ze nu hun aankopen kunnen groeperen en profiteren van de koopkracht van de organisatie om betere voorwaarden te bedingen.
Voorbeelden
Voorbeeld 1
Vereist nr .: 00455
Datum: 15 mei 2018
Naam van de aanvrager: Annaliese Corvo
Functie: supervisor van training
Afdeling: opleiding van personeel
Reden voor het verzoek: De volgende items moeten worden gebruikt in de training "Quality Assurance", die zal worden gegeven in de week van 16 tot 20 juli 2018.
- 01 geval van flipovermarkeringen.
- 12 potloden.
- 01 flip-over met 20 witte vellen: 1 meter breed x 1,5 meter lang.
- 12 gewone lijn-notitieblokken normale grootte.
- 06 gekleurde markeringen voor schoolbord.
- 12 rubbers om te wissen.
- 12 pennen met blauwe inkt.
2 offertes ontvangen van leveranciers van briefpapier zijn bijgevoegd.
Geautoriseerd door: Alberto Moreno
Functie: Human Resources Manager
Human Resources Management
Voorbeeld 2
De productieafdeling van Confecciones Tely, S.A. U moet verschillende materialen bestellen en het aanvraagformulier invullen. Dit formulier informeert de inkoopafdeling dat deze benodigdheden nodig zijn.
De inkoopafdeling kan de ontvangen aanvraag goedkeuren of weigeren. Als dit wordt goedgekeurd, wordt een bestelling gecreëerd.
De bestelling wordt naar de leverancier gestuurd om de producten te kopen. De leverancier produceert en levert de producten met een factuur.
De ontvangstafdeling ontvangt de producten en levert het ontvangstrapport af aan de boekhoudafdeling.
Als alle documenten in overeenstemming zijn, geeft de boekhoudafdeling de goedkeuring van de factuur af aan de kassier, wat aangeeft dat de betaling aan de leverancier kan worden gedaan..
referenties
- Zakelijk woordenboek (2018). Aankoop vordering. Genomen van: businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). Wat is een inkoopaanvraag? Genomen uit: mijnaccountingcourse.com.
- Forest Time. Het verschil tussen een aanvraag en een inkooporder. Kleine bedrijven - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Dani Hao (2018). Wat is een inkoopaanvraag en waarom het belangrijk is voor uw bedrijf. Procurify. Genomen van: blog.procurify.com.
- Tutorials Point (2018). SAP MM - Aankoopaanvraag. Overgenomen uit: tutorialspoint.com.