De 10 kenmerken van een meest belangrijke officiële brief

De formele brief is een schriftelijke communicatie tussen twee mensen die elkaar wel of niet kennen, maar die in ieder geval een verre en respectvolle relatie hebben die hen dwingt een formele taal te behouden.

Degene die de brief schrijft, wordt de ontvanger of uitgever genoemd; wie het ontvangt, is de ontvanger of ontvanger. De formele brief wordt meestal gebruikt voor communicatie tussen bedrijven, hoge instellingen en overheidsinstanties, onder anderen..

Het wordt ook gebruikt om deel te nemen aan het uitreiken van internationale prijzen, openbare benoemingen of erkenningen.

In de formele letters moeten de omgangstaal, vertrouwdheid, idioom en tuteo volledig terzijde worden gelaten. De universeel geaccepteerde gratis formules moeten aanwezig zijn en moeten een vooraf bepaalde structuur hebben.

Door zijn formele aard moeten brieven van dit type met de hand of op papier worden gedrukt en in een verzegelde enveloppe naar de ontvanger worden gestuurd, hoewel het waar is dat in het huidige digitale tijdperk de structuur van de formele brief wordt gebruikt voor communicatie naar via e-mail. Dit laatste is echter niet de meest gebruikelijke en ook niet aan te raden.

De 10 belangrijkste kenmerken van formele brieven

1 - Formele taal

Formele taal vereist correct gebruik van woordenschat en onberispelijke grammatica en spelling. De behandeling moet afstandelijk en respectvol zijn.

De afzender van de ontvanger moet de uwe zijn; nooit tutoor zijn, ongeacht de leeftijd of het bereik van de ontvanger, of als het al dan niet bekend is bij de afzender.

Hoewel de taal respectvol moet zijn, betekent dit niet dat vriendelijkheid en hoffelijkheid terzijde moeten worden geschoven..

2- Concrete intentie

Er is geen formele brief geschreven zonder een nauwkeurige intentie en een gedefinieerd doel. Met dit type brief is bedoeld om iets met de ontvanger te communiceren of om informatie op te vragen die de afzender hierom vraagt.

In ieder geval wordt ernaar gestreefd de ontvanger positief te imponeren en het gunstig te predisponeren, zodat de stroom van communicatie voortgaat totdat de doelen van de afzender zijn bereikt. De verstrekte informatie moet zo duidelijk en volledig mogelijk zijn.

3- De lengte

De formele brief is meestal kort en specifiek en verwijst rechtstreeks naar het doel, na de bijbehorende begroetingen en beleefdheidsregels.

Zoals meestal het geval is in de institutionele, zakelijke, overheids- of tussen twee mensen die geen hechte relatie hebben, is het niet logisch om rond de takken te lopen, uit te wijken of zaken uit te leggen die niet centraal staan. Op deze manier mogen in het algemeen formele brieven niet langer zijn dan 2 pagina's.

4- De koptekst

De formele brief moet worden geschreven in de officiële papieren van de entiteit of persoon die deze schrijft. Dit wordt meestal gedaan op briefhoofden waarin alleen de naam van de instelling of afzender kan worden weergegeven, hoewel deze ook het adres van de instelling of afzender kan bevatten..

Hierna zou de datum moeten verschijnen, voorafgegaan door de plaats (stad) waar u aan het schrijven bent.

Het is slimmer om de datum zonder afkortingen te schrijven, dat wil zeggen de maand in letters geschreven en het jaar met vier cijfers. Moet worden uitgelijnd aan de rechterkant van het blad.

5- Behandeling en begroeting

De behandeling moet formeel zijn en moet de positie, het beroep of het bereik van de ontvanger omvatten. Bijvoorbeeld: president, dokter, professor, generaal, enz., Al dan niet gevolgd door de achternaam. Vermijd begroetingen met de voornaam, bijnamen of bijnamen.

Als de ontvanger een koppel is, moet je jezelf als Heer en Dame behandelen. De afgevaardigden en senatoren worden in sommige landen als "Eervol" behandeld, in andere kunnen ze "Illustrious Lord" zijn.

Hetzelfde gebeurt met andere overheidsfuncties of adellijke titels, dus het is belangrijk om het protocol van elk land te kennen.

Als u een specifieke ontvanger niet kent, kunt u onpersoonlijke formules gebruiken zoals "Aan wie het kan gaan" of gewoon "Geachte heer" of "Geachte mevrouw".

Voor de begroeting moet u een beleefdheidsregel toevoegen zoals "Geachte", "Gerespecteerde", enz. Het formulier "Geachte heer" wordt ook als formele begroeting gebruikt.

6 - Het lichaam

De inhoud van de brief moet ook beginnen met een beleefdheidsregel zoals: "Door deze ...", "Ik schrijf u ...", "Ik spreek u zeer respectvol aan ter gelegenheid van ...", "Serve this voor ... "of een paar minder protocollen zoals" Ontvang allereerst een hartelijke groet ... ".

De brief moet korte en goed gestructureerde paragrafen bevatten. De boodschap moet precies, concreet en ondubbelzinnig zijn.

Als het een verzoek is, moet dit direct worden gedaan; als het een informatieve brief is, moet je meteen ter zake gaan. Houd er altijd rekening mee dat de ontvanger een druk persoon is die geen tijd wil verspillen met onnodige speeches of moeilijk te begrijpen is.

7- Het afscheid

Het afscheid moet het centrale idee van de brief afronden, het doel versterken en de actie bevorderen die de afzender van de ontvanger verwacht ("Ik wacht op uw reactie", "Ik hoop dat de informatie nuttig is", enz.).

De meest voorkomende afsluiting voor formele brieven is "Oprecht" of "Zeer zorgvuldig", waarbij deze formulieren de voorkeur geven aan meer informele vormen zoals "Een hartelijke groet", "Groeten", "Een knuffel", enz..

Hierna moet u de gedrukte handtekening (voor- en achternaam in blokletters) en de handtekening van de afzender plaatsen. T

Het moet ook de positie of rang bevatten die de afzender heeft, dat wil zeggen "Dr.", "Ing.", "Prof." gevolgd door de voor- en achternaam en in een aparte regel de positie: "Voorzitter van de evaluatiecommissie", "Ambassadeur van de Argentijnse Republiek "," Algemeen secretaris ", enz..

8- Overige informatie

Aan de voet van de brief en na de handtekening kan worden toegevoegd, indien nodig, uitleg van de bijlagen of de namen van de personen die een kopie van de brief zullen ontvangen (aangeduid met de afkorting "Cc").

Onderaan en ten slotte kunnen de initialen van de persoon die de brief dicteerde, dat wil zeggen van de afzender zelf (in hoofdletters) en die van de persoon die de brief heeft getranscribeerd (in kleine letters), zoals weergegeven: ABC / def..

Als een brief die eerder werd bedacht, wordt het gebruik van postscripten niet op dezelfde manier aangeraden.

9- De envelop

Elke formele brief moet in een enveloppe worden verzonden, zelfs als de afzender en ontvanger zich in hetzelfde gebouw bevinden (bijvoorbeeld een communicatie tussen afdelingen van dezelfde instelling).

De envelop moet van een formaat zijn dat overeenkomt met wat het bevat, zodat het niet te volumineus wordt. De brief moet zo weinig mogelijk worden gevouwen (2 tot 4 keer maximaal), omdat een papier dat bijna intact is met te veel vouwen veel eleganter is.

De naam en gegevens van de ontvanger worden altijd op de voorkant van de envelop en in het midden ervan geplaatst. De naam en gegevens van de afzender kunnen zich op de achterkant en flap van de envelop bevinden of op de voorkant, bovenkant en linkerkant van de envelop.

Het kwadrant rechtsboven van de voorkant van de envelop is altijd gereserveerd voor stempels of stempels.

Het moet zorgvuldig maar stevig worden gesloten om de onschendbaarheid van de inhoud te garanderen. In sommige gevallen kunnen zeer protocollaire of elegante, worden verzegeld met een zegellak.

10- Het antwoord

Elke formele brief moet een antwoord hebben. Hetzelfde moet snel en bondig zijn en dezelfde omtrek van de ontvangen formele brief behouden.

Een formele brief zonder reactie wordt door de ontvanger als een respectloze en onbeleefde handeling beschouwd die het effect kan veroorzaken dat volledig tegengesteld is aan het oorspronkelijk nagestreefde doel.

referenties

1. Formele brief Teruggehaald van es.wikipedia.org
2. 10 Kenmerken van een formele en informele brief. Hersteld van características.co
3. De letter en zijn elementen. Hersteld van portaleducativo.net
4. Kenmerken van een formele brief. Hersteld van clubensayos.com
5. Kenmerk en functie van formele brieven. Opgehaald van estudiaraprender.com