Kenmerken boekhoudproces, fasen en belang

de boekhoudproces is de cyclus die optreedt tussen het optreden, de registratie en de verwerking van financiële transacties die in een bedrijf worden uitgevoerd.

Dat wil zeggen, het is een opeenvolging van activiteiten die leidt tot een gedetailleerd overzicht van hoe goederen en diensten worden ontvangen, verzameld en betaald in een organisatie..

Dat record wordt gemaakt in de boeken of boekhoudnotitieboekjes. Het is een proces dat zich in fasen afspeelt en dat voortdurend opnieuw wordt opgestart. Het verzamelt financiële informatie die vervolgens wordt gepresenteerd in de vorm van rapporten die financiële overzichten worden genoemd.

Maar de cyclus komt niet tot de presentatie van die financiële overzichten, maar begint opnieuw vanaf daar. De frequentie van financiële rapporten is afhankelijk van de aard of de grootte van het bedrijf. Het is echter normaal dat ze elk kwartaal, halfjaarlijks en jaarlijks zijn.

Fasen van het boekhoudproces

Onder de fasen van het boekhoudproces zijn:

Identificatie en analyse van de transactie

Het type bewerking dat wordt uitgevoerd via de brondocumenten wordt gedefinieerd: facturen, inkooporders, contracten, etc..

Deze brondocumenten moeten origineel zijn, omdat ze geregistreerde transacties ondersteunen.

Deze transacties moeten worden geanalyseerd voordat ze in het systeem worden geladen om te bepalen tot welk account ze behoren en tot welk bedrag ze moeten worden geregistreerd..

Alleen de boekhoudtransacties die bij het bedrijf horen, worden ingevoerd.

Identificeer accounts

In de boekhoudingsdatabase of het boekhoudsysteem dat door een bedrijf wordt gebruikt, is er een lijst met rekeningen of concepten waarin de vermeldingen worden opgenomen..

Het is belangrijk dat deze accounts voldoende gedetailleerd en specifiek genoeg zijn om de aard van de transactie te weerspiegelen.

Op dit moment wordt besloten welke accounts de transactie zullen registreren.

Registratie van de transactie

De transactie of vermelding wordt in het dagboek genoteerd, dus het zal in een chronologische volgorde resulteren.

Om deze annotaties te maken, wordt meestal het boekhoudsysteem met dubbele boekhouding gebruikt, waarin de gefactureerde rekeningen en de geaccrediteerde rekeningen worden weergegeven..

Er zijn speciale boeken waarin transacties worden vermeld die met enige frequentie worden herhaald.

Publicatie van het item

Inzendingen of transacties worden gepubliceerd in de individuele rekeningen van de grootboeken, met debiteringen aan de linkerkant en credits aan de rechterkant.

Elke account wordt gedetailleerd in het grootboek.

Saldi boeken

Het is het voorlopige saldo van alle rekeningen; de saldi worden berekend en de debet- en creditsaldi worden opgeteld.

Als het resultaat aan het einde van deze twee kolommen hetzelfde is, is het saldo correct.

Winst- en verliesrekening

Het is de zetel van totalisatie van winsten en verliezen van het bedrijf.

Uitwerking van de balans van verificatie

Na het bepalen van de saldo's van de rekeningen die worden weergegeven in het grootboek, gaan we verder met het verifiëren van de nauwkeurigheid van de records.

Met dit document verplaatst u de effecten van de aanpassingen voordat u ze in de accounts registreert.

Aanpassingsanalyse

Op dit moment worden de aanpassingen vastgelegd in het dagboek, op basis van de gegevens die in de balans zijn verzameld.

Zodra deze stap is voltooid, worden deze aanpassingen doorgegeven aan het grootboek. Op deze manier zullen de accounts correcte en bijgewerkte saldi weergeven.

Presentatie van de financiële overzichten

Sommen worden gecombineerd in de verschillende geregistreerde rekeningen en gepresenteerd in de jaarrekening.

Dat wil zeggen, de informatie op het werkblad (of proefbalans) wordt opnieuw gegroepeerd en de volgende worden opgesteld: de balans, de winst-en-verliesrekening, de kasstroomoverzicht, etc..

Boekhouding afsluiting

In deze fase worden er acties uitgevoerd om de boekhoudcyclus in een bepaald boekjaar af te sluiten.

Tussen de bewerkingen die in deze fase worden uitgevoerd, zijn ze:

• Verwerking van voorraadwijzigingen
• Boekhoudkundige periodisatie
• Boekhouding van voorzieningen en bijzondere waardeverminderingsverliezen
• Afschrijving boekhouding

Bij de afsluiting eindigt het boekjaar in boeken om als ondersteuning voor het volgende fiscale jaar te dienen. In dit stadium worden de posten in het dagboek geteld om de tijdelijke kapitaalrekeningen te sluiten.

Deze informatie wordt vervolgens overgebracht naar het grootboek, waarbij de winst en het nettoverlies worden overgedragen naar de kapitaalrekening. Het is het record van het einde van het jaar, waarin alle rekeningen (crediteuren en debiteuren) een nulevenwicht moeten hebben.

Controleer de balans na het sluiten

Het is een stap na het sluiten van de nominale rekeningen. Het is een procedure die ervoor zorgt dat het grootboek wordt afgewogen voor het begin van de volgende boekhoudperiode.

Het is een balans met activa, passiva en kapitaal.

Eindbalans

Het saldo van de eindsituatie is het proces waarbij de rekeningen naar het grootboek worden gebracht. In de kolom met activa worden de rekeningen van het krediet geplaatst en in die van verplichtingen, die van het recht.

Dit is het saldo dat in aanmerking wordt genomen om het beginsaldo van het volgende fiscale jaar te maken.

Belang van het boekhoudproces

Het boekhoudproces is de enige betrouwbare manier om de winstgevendheid van een bedrijf te bepalen. Door deze stappen te volgen, ziet u de details van het rendement van een investering in een bepaald bedrijf.

Op dezelfde manier is het ook mogelijk om goede gegevens te verzamelen over de werking van het bedrijf, zoals welke items kapitaalinjectie nodig hebben of welke moeten worden weggegooid.

Aan de andere kant heeft het ook juridische voordelen, omdat het zorgt voor actuele informatie die door overheidsinstanties kan worden gevraagd..

Het boekhoudproces en de automatisering ervan

In de loop der jaren zijn de meeste taken binnen een bedrijf op verschillende manieren beïnvloed door automatisering. In het geval van boekhouding gebeurt er iets heel anders.

Toen informatietechnologie een populaire activiteit werd, werden rond 1981 boekhoudinformatiesystemen geïntegreerd in databases.

Afhankelijk van de grootte en de aard van het bedrijf, bepalen zijn leiders het niveau van systematisering dat zij zullen gebruiken in hun boekhouding.

Enkele van de voordelen van het automatiseren van het boekhoudproces zijn:

verlichten

De meeste van de software die op de markt aanwezig is, zijn zo ontworpen dat het accountingteam zich gemakkelijk en snel aan het systeem kan aanpassen.

Daarnaast bevatten ze snelle manieren om de waarschijnlijke fouten die kunnen worden gemaakt te corrigeren.

snelheid

Het is een van de meest voor de hand liggende voordelen van een geautomatiseerd systeem omdat het binnen enkele seconden invoer, rekeningen of andere boekhoudgegevens kan lokaliseren..

Dit draagt ​​ook een last van gemak, omdat het de noodzaak om boeken of mappen te dragen elimineert.

Gemak van toezicht

De automatisering van de boekhouding maakt het mogelijk om, indien nodig, het financiële panorama van het bedrijf te hebben.

U kunt ook het gedrag van elk account op elk moment van het fiscale jaar controleren en vergelijken.

Back-up kopieën

Met het geautomatiseerde boekhoudsysteem kunt u kopieën van alle informatie sneller en eenvoudiger krijgen dan handmatig.

Zoals alles, brengt deze automatisering ook bepaalde risico's met zich mee, waaronder we kunnen vermelden:

Computervirussen

Computervirussen vormen een risico voor elk apparaat of elektronisch systeem.

De boekhoudsystemen zijn ook vatbaar voor penetratie door een virus, waardoor het verplicht is ze te beschermen met krachtige veiligheidsmaatregelen.

Dit feit bevestigt opnieuw het enorme voordeel van back-ups en back-ups.

Diefstal van informatie

De diefstal van informatie door de actie van hackers is een ander natuurlijk risico van deze systemen.

Boekhoudsystemen softwares

Sommige computerhulpmiddelen voor het uitvoeren van het boekhoudproces kunnen zijn:

DelSol

Het is een pakket met applicaties om accounts bij te houden: treasury, payroll, belastingaangiften, etc..

ik loggro

Het is een software gemaakt door het bedrijf PSL dat het beheer van de boekhouding, voorraden, verkopen, klanten, leveranciers en hun facturering mogelijk maakt, dit alles ondersteund in de cloud.

U hebt dus altijd en overal toegang tot informatie.

Contalux

Het is een software waarmee u informatie uit de boeken kunt doorgeven aan een Excel-spreadsheet.

Secop

Het is een software die een zorgvuldige controle van de voorraden mogelijk maakt, reden waarom het nuttig is voor bedrijven met magazijnen.

Het maakt ook de registratie van verkopen en aankopen mogelijk.

Alvendi

Het is een software vergelijkbaar met Secop, maar met een eenvoudigere interface.

Moyex

Het is een software die het besturen van orders met een hoge mate van detail mogelijk maakt.

Er zijn meer specifieke software zoals Prestacob, waarmee u leningen kunt verstrekken, of Factool, om de facturen van een bedrijf te registreren, af te drukken en te raadplegen..

Zoals te zien is het een sleutelproces binnen het bedrijfsbeheer dat in de loop van de tijd is geëvolueerd en zo geavanceerd en complex kan zijn als vereist door de omvang en aard van de organisatie..

Het boekhoudproces is een manier om de goede werking van een bedrijf te waarborgen en de stadia en manieren ervan zijn aangepast aan de organisatie.

referenties

1. Accountingtools (2017). De stappen in het boekhoudproces. Teruggeplaatst van: accountingtools.com
2. Accuntingverse (s / f). De boekhoudcyclus: 9-stappenboekhoudingsproces. Teruggeplaatst van: accountingverse.com
3. Zakelijk woordenboek (s / f). Boekhoudproces. Teruggeplaatst van: businessdictionary.com
4. Fica consulting (s / f). Het belang van de boekhoudcyclus. Teruggeplaatst van: ficaconsulting.com.do
5. Financiële boekhouding (2016). Boekhoudproces. Hersteld van: finanzascontabilidad.com
6. Gómez, Francisco (2016). Accountingautomatisering als efficiëntieverbetering. Teruggeplaatst van: revistadigital.inesem.es
7. Open Universiteit van Catalonië (2017). De 10 beste boekhoudsoftware. Teruggeplaatst van: fp.uoc.edu
8. Wohlner, Roger (s / f). Accounting Basics: het boekhoudproces. Teruggeplaatst van: investopedia.com.