Hoe is de organigram van een hotel? (en zijn functies)

de organigram van een hotel vertegenwoordigt de banen die een hotel nodig heeft om zijn werkprocessen, missie, visie en waarden uit te voeren.

Elk hotel, of het nu klein, middelgroot of groot is, heeft een organisatiestructuur nodig om zijn dagelijkse activiteiten uit te voeren. Het wordt gebruikt om taken te verdelen, werk voor elke afdeling te specificeren en autoriteit binnen en tussen afdelingen te delegeren.

Het bovenstaande organigram is kenmerkend voor een 5-sterrenhotel, hoewel een viersterrenhotel hetzelfde aantal appartementen of meer kan hebben. Het aantal sterren kan onafhankelijk van het aantal afdelingen dalen of stijgen.

Het hotel "NY King" kan bijvoorbeeld alle appartementen houden en opstijgen van 4 tot 5 sterren. Of omgekeerd; afdalen van 5 naar 4 sterren en alle afdelingen behouden.

Het aantal afdelingen zal variëren afhankelijk van de aangeboden door het hotel diensten. Misschien een luxe hotel -5estrellas- hebben toeristische diensten voor de gasten, een fitnessruimte, een zwembad, tennisbanen, een spa, een nachtclub ... Een ander hotel minder grootte zal niet over deze aanvullende diensten en daarom niet zo veel werknemers nodig hebben, het verminderen van het aantal afdelingen.

De meest voorkomende topposities in een hotel zijn: de directeur, marketingdirecteur, financieel directeur, directeur personeel, directeur engineering, directeur inkoop, kamermanager en restaurantmanager.

Vanuit deze posities worden anderen gegenereerd die inferieur maar niet minder belangrijk zijn om de hoofdfunctie van het hotel te vervullen; ontvang gasten die de hoogst mogelijke kwaliteit bieden, afhankelijk van het aantal sterren in elk hotel.

Wie is verantwoordelijk voor de organisatie van een hotel??

Normaal gesproken is de manager van het organigram van een bedrijf de directeur van Human Resources.

Naast het organigram moet u ook goed gedefinieerde functieposities hebben in de "taakomschrijving", zodat de functies van elke werknemer duidelijk zijn gedefinieerd. Dit is essentieel voor het aannemen van nieuwe werknemers en voor elke medewerker om te weten wat hij moet doen.

Aan de andere kant zijn er hotels die personeelsfuncties hebben uitbesteed, met name kleinere hotels die geen deel uitmaken van hotelketens.

Gemeenschappelijke banen in een hotel en zijn functies

1- Algemene manager / hotelmanager 

Het is de positie van de grootste verantwoordelijkheid:

• Het is verantwoordelijk voor de administratie, controle en ontwikkeling van het hotel en controleert of alle andere afdelingsgebieden op de best mogelijke manier werken.
• Bepaalt het beleid van het bedrijf en de doelstellingen waaraan moet worden voldaan.
• Controleer of elke afdeling aan de gestelde doelen voldoet en een uitstekende servicekwaliteit biedt.
• Beheert personeelszaken, marketing, beveiliging, kwaliteit en coördinatie alle aspecten die nodig zijn voor het goed functioneren van het hotel.

2- Verkoopmanager

Naast het aanvullen van de andere hoofdafdelingen, is de hoofdfunctie ervan om deel te nemen aan verkoop en reclame:

• Vind klanten.
• Aanwezig bij het bedrijf.
• Bied de diensten aan.
• Nauwe contacten met klanten.
• Ontwikkel reclamestrategieën.
• Bevorder hoteldiensten.
• Zoeken naar potentiële klanten.
• Rapporteer de resultaten van de verkoop aan de afdeling boekhouding en financiën.

Verkoopassistent

Het hoofddoel van deze functie is om het werk van uw leidinggevende, het hoofd en / of de verkoopmanager te ondersteunen om de gemaakte verkopen te beheren, classificeren en bestellen, naast het verzamelen van facturen om een ​​goed proces uit te voeren in de administratieve volgorde.

De roomafdeling is degene die verantwoordelijk is voor het vastleggen van de reserveringsverzoeken en de klantenservice voor dit doel, evenals het controleren van de cheques en betalingen daarvan..

Je moet er ook op toezien dat de kamers schoon zijn, in nauwe samenwerking met de receptionisten en huishoudsters.

Ze hebben de taak om de beschikbaarheid van kamers te bepalen en reserveringen te maken en te bevestigen.

De supervisor of manager van reserveringen is verantwoordelijk voor het leiden van de goede prestaties van de afdeling en de reserveringsagenten voeren de functies uit van het bijwonen van reserveringen op alle verschillende manieren die aankomen (communicatiemiddelen, groepsreserveringen, online, rondleidingen, operatoren, enz.), beheer het geld van de overeenkomstige stortingen en garandeer de gemaakte reserveringen.

Verkoopmanager

Het is een van de belangrijkste banen omdat het de leiding heeft over een portefeuille van verkopers aan wie zij moeten aangeven wat ze moeten doen.

Hij is verantwoordelijk voor wat elk van zijn medewerkers doet, hij moet de beweging van alle accounts kennen en als er een probleem is met hen, moet hij de verantwoordelijkheid hiervoor nemen.

U moet een gedetailleerde index van de rekeningafschriften opgeven, initiatief nemen om belangrijke rekeningen voor uw bedrijf te krijgen.

Het succes of falen van het bedrijf hangt van hen af, het is een zeer complexe positie die een extreme mate van betrokkenheid en verantwoordelijkheid vereist.

3- Services manager

Het is verantwoordelijk voor het toezicht op de servicedienst:

• Beheers kosten.
• Krijg een loyale klantenkring.
• Bevorder goede relaties tussen werknemers.
• Los de twijfels en zorgen van diensten van alle klanten op.
• Vervul verkoopdoelen.
• Stel een voorbeeld door ethische normen te implementeren.
• Zorg voor een hoog niveau van kwaliteit en dat het bedrijf winstgevend is.

Administratie en financiën

Het is een belangrijke functie omdat u controle hebt over administratieve aangelegenheden, u moet het eens zijn met de directeur-generaal over hoe de zaken worden verspreid en u informeren over de verschillende fasen en gebeurtenissen die daarmee verband houden.

U moet de financiële middelen, budgetten, uitgaven, uitgaven en investeringen beheren in samenwerking met de directoraten en eenheden van het bedrijf.

Houdt toezicht op het beheer van financiële middelen, coördineert door de overheid gereguleerde trusts, houdt toezicht op processen die verband houden met personeelsadministratie.

Geregistreerd en onderhoudt de levering en verwerving van materiële middelen, patrimonium en algemene diensten van het bedrijf.

Bedrijfsstrategieën

Zoals de naam al zegt, is het verantwoordelijk voor het maken van strategieën en plannen om deel te nemen aan nieuwe markten en de sterke punten van het bedrijf te versterken, evenals de ervaring en kennis van elk lid van de vereniging of organisatie te verbeteren..

De belangrijkste functie is gericht op de directe verantwoordelijkheid voor de verkoopactiviteiten van het bedrijf, marketingbeheer, promotie en distributie, planning van de verkoop, het organiseren van de verschillende distributies..

Ken doelen toe om te voldoen aan de verkoop op basis van producten en gebieden, maak strategische plannen om het succes van het bedrijf te verbeteren, bestudeer klanten en locaties die wellicht meer geschikt zijn om reclame te maken.

Het bevordert een omgeving van teamwerk en bevordert de verkoopgeest van het personeel dat de leiding heeft.

Analyseer de mogelijke oorzaken van klantproblemen en klachten.

Ontwerpbeleid om prijzen en verkoopvoorwaarden te bepalen.

Maak plannen om de trainingsvoortgang van de mensen op uw afdeling te vergroten.

Het is verantwoordelijk voor het ontvangen, filteren en distribueren van de verschillende procedures en verbeteringen op het gebied van de kwaliteit van de dienstverlening.

Comptroller en boekhouding

Afdeling die verantwoordelijk is voor het analyseren en beheersen van financiële en boekhoudkundige verrichtingen.

Het houdt zich ook bezig met het opstellen van jaarlijkse begrotingen, inkomstenprognoses, financiële overzichten, het opstellen van rapporten over de financiële situatie, audits door het bureau van de controleur, enz..

het winkelen

Het is een zeer belangrijke plaats voor de goede ontwikkeling van het werk in het bedrijf, omdat zij verantwoordelijk zijn voor de supply chain en inkoop van alle goederen die nodig zijn voor de instelling doeltreffend functioneren.

Het kan aankopen voor het gebruik van het bedrijf zijn als voor wederverkoop en / of grondstof voor de productie van zijn eigen producten.

Deze positie omvat ook de aankoop van diensten met betrekking tot transport of marketing.

Zij zijn verantwoordelijk voor het gebruik van informatie en computersystemen voor het beheer van de organisatie.

Ze plannen en sturen alle activiteiten met betrekking tot computerwetenschap en technologie in het bedrijf waarvoor ze werken.

Bepaal de zakelijke doelen voor het ontwerp van plannen om de eerder gestelde doelen te bereiken.

4- Assistent-manager

Is verantwoordelijk voor het vervullen van alle taken van de manager wanneer deze afwezig is.

Over het algemeen neemt hij geen belangrijke beslissingen zonder eerst met de manager te overleggen, maar als hij een beslissing heeft over routinematige en gemeenschappelijke zaken die kunnen optreden in de normale ontwikkeling van het hotel.

Moet worden getraind met alle informatie en kennis die nodig is om een ​​dergelijke belangrijke positie in te nemen, alle functies, het personeel, hun taken, vervangingen, enz. Kennen..

Bovendien is de kennis van de wettelijke normen iets dat niet mag ontbreken om problemen met de wet te voorkomen.

Je moet snel oplossen en een plan B hebben voor alles in het geval dingen niet volgens verwachting verlopen.

Divisie manager kwartaal

Het is uw taak om te plannen, toezicht te houden en te controleren dat elk van de operationele beleidsmaatregelen met betrekking tot uw gebied worden uitgevoerd:

• Plan en begeleid de werking van groepen en conventies.
• Analyseer maandelijkse statistieken.
• Stel normen en normen vast voor het leveren van diensten in uw regio.
• Ontvang klachten over uw regio.
• Coördineert met het hoofd van het onderhoud de juiste uitvoering van hun werk.

Hoofd van de receptie

Organiseer en beheer de taken van de receptie:

• Bereid het schema van het personeel voor dat onder uw verantwoordelijkheid valt.
• Beheer klachten.
• Communiceer zo nodig met andere afdelingen.
• Ze zorgen voor klantenservice en lossen eventuele vragen of zorgen op.
• Hij is de verantwoordelijke voor het contact met de klant.

huishoudster

Deze afdeling heeft het grootste aantal werknemers in het hele hotel en is voornamelijk verantwoordelijk voor het schoonmaken van het hele hotel: zowel de gemeenschappelijke ruimtes van het hotel als de gangen, kantoren, kamers, etc..

Deze positie is uitermate belangrijk omdat netheid de letter is van invoering van een hotel, dit hangt grotendeels af van het succes of de mislukking.

Mochten training worden ontvangen, moeten werknemers vriendelijk zijn en warmte overbrengen aan gasten.

Manager van eten en drinken

Het is verantwoordelijk voor het toezicht op de bereiding en decoratie van elk gerecht en elke drank die in de keuken van het hotel wordt bereid volgens de recepten en normen die eerder door het hotel zijn opgesteld..

Zorg voor de juiste ontwikkeling van de functies van andere werknemers, goede omgang met benodigdheden, vermijd materiaalverspilling, bereid het menu voor, controleer het gebied van desserts, likeuren, algemene inventaris, enz..

Moet de nodige overnames doen en de wijnmakerijen controleren.

Wees de baas over al het personeel dat de leiding heeft.

Kapitein van aandacht voor het publiek

Verantwoordelijk voor de manager van de correcte werking van de diensten aangeboden door het restaurant of de cafetaria.

• Ontvang de klant.
• Begeleidt hem naar de tafel.
• Ontvang suggesties.
• Vuur het diner.
• Controleer of iedereen zijn werk doet.
• Controleer de benodigdheden.
• Help obers indien nodig.

Het is verantwoordelijk voor het controleren van het personeel, het maken van de menu's, bewaakt het rationeel gebruik van grondstoffen en andere goederen, controleert de output en de kwaliteit van de gerechten, bepaalt de werkschema's van andere werknemers onder hun hoede.

General Services Manager

Is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een jaarprogramma voor het onderhoud en de preventie van machines en apparatuur.

Neem alle nodige maatregelen om de architecturale omstandigheden van het pand te behouden en te verbeteren.

Beheer van basisdiensten, ondersteuning van de gebieden die het integreren, de veiligheid van het onroerend goed en de inzittenden waarborgen, de commissie voor veiligheid en hygiëne bedienen.

Maintenance Manager

• Het moet alle problemen oplossen die zich in recordtijd voordoen, zodat de productie niet wordt onderbroken.
• U moet onderhoudswerkopdrachten organiseren en coördineren voor al uw personeel.
• Coördineert de levering en ontvangst van de benodigde materialen voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden.
• Controleer de volgorde en kwaliteit van het uitgevoerde werk.
• Autoriseer de verwijdering van materialen die in het magazijn zijn opgeslagen.
• Geef indien nodig training over apparatuur, materialen en gereedschappen die aanwezig zijn in de faciliteiten.

Hoofd beveiliging

Het is verantwoordelijk voor de preventie van beroepsrisico's.

• Analyseer de mogelijke risicosituaties.
• Uitgebreide beveiligingsplannen.
• Inspecteer het team.
• Controleert systemen.
• Zorgt voor de veiligheid van klanten en medewerkers.
• Bereid rapporten voor met betrekking tot alles wat is gedaan en wat er is gebeurd.
• Parkeren controle.

Hoofd tuinieren

Verantwoordelijk voor alles met betrekking tot de tuin en het onderhoud ervan.

Administratief manager

Zijn functie is om het administratief beheer van het bedrijf te plannen en te leiden.

• Beheer relaties met leveranciers.
• Disciplinaire controle op personeel.
• Maak productiestrategieën, etc..

Hoofd personeelszaken

Hij is verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met de controle over human resources en werkt in direct contact met de General Management en andere managers.

• Moet een gunstige werkomgeving behouden.
• Organiseer de HR-subsystemen.
• Bemiddelen in conflicten tussen medewerkers.
• Zorg voor het welzijn van relaties tussen werknemers en bedrijven.

Magazijnbeheerder

Beheert de in- en uitgangen van alle materialen, apparatuur, producten, gereedschappen en in het algemeen alle eigendommen van het bedrijf.

Het voert ook audits en inventarissen uit voor de juiste en effectieve controle.

Boekhoudassistent

Hun taken hebben betrekking op boekhoudkundige taken, waaronder enkele van de vele functies die we kunnen vinden:

• Voorraadbeheer.
• Betaling van diensten.
• Belastingaangiften.

Administratief medewerker

De belangrijkste functies zijn:

• Procescorrespondentie, documenten ontvangen, oproepen beantwoorden, bezoeken, documenten archiveren, bestanden verwerken, de agenda up-to-date houden, enz..

Een ander schema is: