Het kantoor in de zakelijke wereld Functies, apparatuur en materiaal



de kantoor in de zakenwereld vertegenwoordigt het deel van het bedrijf waar de ontvangen en verstrekte gegevens worden verwerkt, om de door de organisatie vereiste informatie te leveren voor de normale ontwikkeling van haar activiteiten of activiteiten.

Het belang ervan wordt gegeven omdat elk bedrijf dat goederen of diensten produceert, ongeacht in welke branche het gespecialiseerd is, een groep mensen nodig heeft die de operatie beheert en de andere administratieve functies beheert. De meeste van deze mensen werken in kantoren.

Het aantal personeelsleden in een kantoor kan variëren, maar alle organisaties, ongeacht hun type of omvang, hebben kantoormedewerkers nodig om hun dagelijkse taken uit te voeren. Kantoormedewerkers omgaan met veel verschillende aspecten van een bedrijf.

Deze aspecten omvatten boekhouding, tekst- en gegevensverwerking, telecommunicatie en andere activiteiten. Ze zijn nodig in alle sectoren van de economie, van productie tot transport. 

Technologie levert een basisbijdrage op kantoor: laat een grotere hoeveelheid werk in een kortere periode toe.

index

  • 1 Functies
  • 2 Uitrusting en materiaal
    • 2.1 Commerciële telefoon- en bureautelefoons
    • 2.2 Computers
    • 2.3 Computernetwerk en internetverbinding
    • 2.4 Multifunctionele printers
    • 2.5 Papiervernietigers
    • 2.6 Kopieerapparaten
    • 2.7 Videoprojectoren en schermen
    • 2.8 Apparatuur voor handelaren
    • 2.9 Meubels
    • 2.10 Kantoorartikelen en benodigdheden
  • 3 Voorbeelden van banen op een kantoor
    • 3.1 Schrijvers / editors op websites en kranten 
    • 3.2 Receptionisten
    • 3.3 Accountants
    • 3.4 Managers
    • 3.5 Bel aandacht-call centers
  • 4 Referenties

functies

- De belangrijke diensten die het kantoor levert, omvatten zowel administratieve als andere diensten aan de andere afdelingen van de organisatie, die niet kunnen functioneren zonder kantoor.

- Het kantoor is net zo belangrijk in een organisatie als de hersenen in het menselijk lichaam. Daarom is het kantoor het brein van het bedrijf. Het verzamelt informatie uit verschillende interne en externe bronnen, registreert het, organiseert het en analyseert het om het beschikbaar te maken voor het management. Allerlei informatie, zowel uit het heden als verleden, is beschikbaar op kantoor.

- Het kantoor fungeert ook als tussenpersoon. Verbind de buitenwereld met de verschillende afdelingen en vice versa. Alle verkooporders worden ontvangen via het kantoor. Verbind de organisatie met klanten, leveranciers, overheid en het grote publiek. Public relations zijn erg belangrijk in moderne kantoren.

- Het is het hart van alle zakelijke activiteiten; Het is net een administratief zenuwcentrum. Vanuit het kantoor circuleert informatie over aankopen, verkopen, financiën en communicatie.

- Het is een controlecentrum; het is het middel voor het beleid van het bedrijf om actie te ondernemen. Wanneer het bedrijf groeit, heeft elke leider de gedelegeerde bevoegdheid om zijn eigen beslissingen en acties te nemen. Zo heeft elke afdeling zijn eigen kantoor, zodat het management zijn plannen en beleid kan schetsen.

Enkele belangrijke acties die worden uitgevoerd in de kantoren zijn:

  • vergaderingen.
  • Roep de aandacht.
  • Spreek de strategie van het bedrijf goed.
  • Mee eens met doelstellingen.
  • Organisatie van fysieke en computerbestanden.
  • Klantenservice.
  • Afdrukken en kopiëren van documenten.

Uitrusting en materiaal

Kantoorapparatuur is geëvolueerd om grotere automatisering mogelijk te maken. Kantoorautomatisering betekent het gebruik van machines om repetitieve en vervelende taken uit te voeren die mensen vroeger deden. Teams helpen werknemers ook sneller en efficiënter hun werk te doen.

Tot de apparatuur die we in een kantoor kunnen vinden, behoren:

Commercieel telefoonsysteem en bureautelefoons

Zij zijn de belangrijkste middelen die worden gebruikt voor directe communicatie met klanten en leveranciers.

computers

Om de informatie te verwerken, die momenteel de ziel is van elk kantoor. Ze zijn ook essentieel voor communicatie, dankzij e-mail.

Computernetwerk en internetverbinding

Als informatie de ziel van het bedrijf is, dan zijn computernetwerken de slagaders die deze informatie door alle bedrijfsonderdelen heen kanaliseren. Ethernet-bekabeling, routers en een modem zijn nodig om het lokale netwerk met internet te verbinden.

Multifunctionele printers

Wanneer de informatie digitaal is, willen we deze afdrukken en als deze wordt afgedrukt, willen we deze scannen. Aan de andere kant willen we het ontvangen of per fax verzenden. Deze teams doen het allemaal.

Papiervernietigers

Bij het genereren van bedrukt papier moet je het vaak vernietigen. Het kantoor is verantwoordelijk voor de informatie die het heeft.

kopieermachines

Grondbeginselen voor het maken van kopieën van documenten.

Videoprojectoren en schermen

Gebruikt voor presentaties in de vergaderruimte.

Apparatuur voor handelaren

Verkoopautomaten en kassa's.

meubilair

Binnen het meubilair in een kantoor kunnen we het volgende vinden:

  • stoelen
  • desktops
  • cabines
  • Archiefkasten
  • tapijten
  • Vergadertafels

Kantoorbenodigdheden en benodigdheden

Sommige materialen en benodigdheden die nodig zijn voor de werking van een kantoor zijn:

- Vellen wit papier: gebruikt voor afdrukken en fotokopiëren, voor het schrijven van kleine notities en voor presentaties op flip-overs.

- Rolpapier: thermisch papier voor fax, etiketband, papier voor verkooppunt.

- Voorbedrukte formulieren: facturen, belastingaangiften, betalingsbewijzen, bureaukalenders.

- Etiketten en zelfklevend papier: etiketten voor mappen, prijsetiketten en post-it notities.

- Verbruiksartikelen voor afdrukken: inktpatronen en tonercartridges.

- Draagbare opslagmedia: USB-sticks en geheugenkaarten.

- Mechanische bevestigingsmiddelen: clips voor papier en vlindertype, nietjes.

- Chemische bevestigingsmiddelen: transparante kleefband, lijm.

- Schoonmaakartikelen: dweilen, bakken, recyclingsbakken, bezems, zeep, luchtverfrissers, ontsmettingsmiddelen, papieren handdoeken en toiletpapier.

- Kleine machines: papierponsen, nietmachines, grijpers, rubberen afdichtingen, nummeringsmachines en puntenslijpers.

- Fysieke opslag: mappen, enveloppen, dozen, planken en bureau-organizers.

- Schrijfmateriaal en proeflezers: potloden, pennen, markers, correctiebanden, correctievloeistof en vlakgommen.

Voorbeelden van banen op een kantoor

Schrijvers / editors op websites en kranten 

Schrijvers en editors, of ze nu lid zijn van het team of thuis werken, werken in een kantoor. Schrijvers maken inhoud voor gedrukte publicaties, webpagina's en blogs. Redacteuren corrigeren de inhoud die is geschreven.

receptionisten

Een receptioniste werkt in een kantoor dat klanten en leveranciers ontvangt, e-mails schrijft, telefoontjes beantwoordt, berichten neemt, e-mails verzendt, telefoontjes doorgeeft aan specifieke werknemers en deponeert.

De klantenservicemedewerker moet goed geïnformeerd zijn over het bedrijf waarvoor hij werkt en over zijn producten en diensten om klanten te helpen. U moet oproepen en e-mails beantwoorden, bestellingen opnemen en restituties afgeven.

accountants

Accountants of accountants werken in een kantooromgeving. Hun taken omvatten het voorbereiden van belastingen, het betalen van rekeningen, het ontvangen van betalingen, onder anderen.

managers

Officemanagers beheren het werk op kantoor. Hun taken kunnen variëren van het inhuren, ontslaan of plannen van het werk van het personeel, delegeren van functies, trainen van nieuwe medewerkers, creëren en handhaven van kantoorpolitiek, supervisie van het werk team, oplossen van situaties en onderhouden van computersystemen.

Call care-call centers

Mensen die in een callcenter werken, moeten telefoontjes beantwoorden van klanten van het bedrijf waarvoor zij werken. Je moet ze antwoorden op je vragen geven, klachten ontvangen en bestellingen verwerken.

referenties

  1. Rob Waugh (2017). Wat biedt de toekomst voor kantoortechnologie? The Telegraph. Small Business Connect. Genomen uit: telegraph.co.uk.
  2. StateUniversity (2018). Zaken die Computers en Bureau onderzoeken - HET BUREAU VAN VANDAAG, DE BEDRIJFSKRACHT, TENDENSEN IN ZAKEN, DE WERELD VAN FINANCIËN. Overgenomen uit: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Hoe de computer voor altijd van kantoor veranderde. BBC News Gemaakt van bbc.com.
  4. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2018). Office management Genomen uit: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Basisbegrippen van kantoor. Ontleend aan: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Essentiële kantoorapparatuur voor het starten van een onderneming. De balansbewerkingen en technologie. Genomen uit: thebalance.com.