De 12 belangrijkste dominante kantoorfuncties

de kantoorfuncties die domineren het zijn de administratieve activiteiten die het personeel van een bedrijf, organisatie of instelling realiseert, en die noodzakelijk zijn voor de werking ervan. Als ze efficiënt worden uitgevoerd, zijn de resultaten veel beter dan als ze slecht worden uitgevoerd.

Dit werk heeft normaal gesproken een regelmatig schema van maandag tot vrijdag dat begint om 8 of 9 uur 's ochtends. en het duurt maximaal 4 of 5 p.m, hoewel dit varieert naargelang de landen of regio's.

Het merendeel van het kantoorwerk vereist basisvaardigheden zoals: vloeiende mondelinge communicatie, schrijfvaardigheid, bestand en enige ervaring met kantoorapparatuur zoals computers, fotokopieerapparaten, enz..

Afhankelijk van het niveau van de veronderstelde positie of verantwoordelijkheid, vereist het dat een persoon technisch, universitair of vierde niveau onderwijs heeft.

De 10 belangrijkste kantoorfuncties die domineren

1- Planning

Dit is de eerste en belangrijkste taak omdat deze bestaat uit het definiëren van hoe organisatiemethoden en -structuren kunnen bijdragen aan het bedrijfsplan.

Er zijn technologische hulpmiddelen die helpen om deze methoden te realiseren in taken verdeeld onder teamleden, maar alleen een goede planning kan garanderen dat alles uiteindelijk bijdraagt ​​aan het bedrijfsdoel.

Voor algemene planning is een duidelijke bedrijfsvisie en een bepaald hiërarchisch niveau binnen het bedrijf vereist, maar elk teamlid moet zijn werk zodanig plannen dat het de vastgestelde doelen en deadlines kan halen..

2- Transcriptie en / of schrijven van rapporten

Een taak die dagelijks bezig is met wie in een kantoor werkt, is het schrijven, in elke ondersteuning, van rapporten die hun functies ondersteunen of beschrijven of die dienen om de details van de details (achtergrond, voortgang, resultaten, profs en nadelen, enz.) van een bepaald project.

Deze geschriften dienen ook als een verslag van de activiteit van de organisatie waartoe dat kantoor behoort, voor toekomstige audits of beoordelingen.

3- Deel vergaderingen bij

Het zijn ontmoetingen tussen de leden van een werkteam waarin ideeën over de lopende projecten worden uitgewisseld, nieuwe voorstellen worden getoond, presentaties, rapporten of rapporten worden gedeeld.

Normaal hebben ze het doel om alle aanwezigen in de richting van het bereiken van een gemeenschappelijk doel op één lijn te brengen en rollen, taken en deadlines aan iedereen toe te wijzen. Ze dienen ook om problemen op te lossen die mogelijk zijn ontstaan ​​bij het uitvoeren van taken.

Ze hebben de neiging om een ​​frequentie, duur en een zeer gedefinieerde dynamiek te hebben. Ook wordt wat er in hen wordt besproken meestal in minuten of minuten vastgelegd voor archivering.

4- Plan vergaderingen

Het gaat erom de agenda te coördineren van alle mensen die een vergadering zouden moeten hebben op een manier dat ze op een specifieke plaats en tijd kunnen samenvallen.

Het is een taak die overweldigend kan zijn, dus een beroep op technologie kan een goed idee zijn. Er zijn toepassingen, zoals ScheduleOnce, waarmee vergaderingen automatisch kunnen worden gepland, zodat gasten de beschikbare datums kunnen zien en een schema kunnen kiezen dat bij hen past..

5- Controleer de zakelijke e-mail

Het is een taak die nogal wat tijd kan kosten. Een Adobe-rapport dat in 2016 werd gepubliceerd en dat het resultaat was van een zelfstudie van meer dan duizend werknemers, onthult dat we gemiddeld 20,5 uur per week besteden aan het controleren van onze zakelijke e-mail.

E-mail sorteren, lezen en beantwoorden, is een veel voorkomende vorm van communicatie en maakt de uitwisseling mogelijk van bestanden en vertoningen die verband houden met elk project of organisatieproces.

Hoewel bedrijven constant op zoek zijn naar efficiëntere vormen van e-mailbeheer, zijn er ook toepassingen zoals Smart Labels van Gmail..

Een andere manier om deze taak te stroomlijnen is om standaard e-mailsjablonen of teksten op te nemen die met minimale aanpassingen naar verschillende ontvangers en in verschillende kansen kunnen worden verzonden..

6- Financieel beheer

In deze taak moet worden gegarandeerd dat het geld zijn levenscyclus vervult bij de aankoop en verkoop van producten en diensten; dat alle facturen worden verzonden, geregistreerd, betaald en verzonden. Natuurlijk zijn er kantoren waar ze zich alleen aan wijden.

Deze activiteit omvat ook het zodanig bijwerken van de financiële rekeningen en wettelijke documenten dat er geen problemen zijn met het wettelijk kader dat de betreffende organisatie betreft.

7 - Logistiek

Deze functie garandeert dat alle goederen die verband houden met het werk van het bedrijf, worden vervoerd van en naar magazijnen en klanten. Het omvat ook het leggen van de link met leveranciers om grondstoffen te verkrijgen voor de productie van nieuwe producten.

Het doel van deze functie is ervoor te zorgen dat het bedrijf alles heeft wat nodig is om de productie van het goed of de dienst die het verkoopt te behouden.

8- Bel aandacht

In een kantoor is het ook nodig om de telefoon te beantwoorden, omdat het een middel is om te communiceren met klanten, leveranciers en tussen medewerkers. 

Hoewel het een eenvoudige taak lijkt, vereist het een bepaald protocol, omdat het de stem kan zijn die iemand buiten het bedrijf associeert met het beeld ervan. Daarom is het belangrijk om de regels van beleefdheid te respecteren, een institutionele toon te handhaven, het stemvolume te matigen en de gebruikte vocabulaire te gebruiken.

Een ander belangrijk feit, dat soms over het hoofd wordt gezien bij het uitvoeren van deze functie, is om zoveel mogelijk gegevens op te slaan van de persoon aan de andere kant van de telefoon; Dit zal de contactendatabase van het bedrijf voeden en u in staat stellen om de kwestie die tijdens het telefoongesprek is besproken correct te volgen.

9 - Organisatie van archieven

De meeste taken die in een kantoor worden uitgevoerd, genereren een document: facturen, notities, minuten, minuten, verkooprapporten, enzovoort..

In digitale of op papier is het een hoeveelheid informatie die vereist dat iemand verantwoordelijk is voor het catalogiseren, archiveren en beveiligen ervan in overeenstemming met zijn belang voor het bedrijf..

Juist dit laatste punt, dat van de bescherming van informatie, is een probleem dat voor veel organisaties hoofdpijn is geworden, zodat steeds meer hulpmiddelen, protocollen en procedures ontstaan ​​die beveiliging bieden bij het archiveren en verzenden van informatie. gevoelige gegevens in een organisatie.

In sommige gevallen worden externe harde schijven gebruikt, terwijl in andere gevallen speciale servers voor deze gevallen of opslagplatformen in de "cloud" zoals Microsoft OneDrive, Google Drive of Apple iCloud zijn..

10- Distributie van bedrijfspost

Een taak die, ondanks het feit dat een zeer hoge academische opleiding niet vereist is, een goede organisatie, verantwoordelijkheid en gevoel van urgentie vereist, is de distributie van correspondentie binnen het kantoor.

Een schets van een bepaald ontwerp, de creditcard die de bank verzendt, de facturen van een leverancier of de antwoordbrief van een overheidsinstantie, zijn enkele van de documenten waar elke medewerker op wacht en waarop vele andere processen kunnen zijn gebaseerd. van het bedrijf.

11- Klantenservice

Deze functie is om klanten fysiek te helpen met vragen of klachten over de producten of diensten die door het bedrijf worden aangeboden.

12- Afdrukken en kopiëren van documenten

Het bestaat uit het afdrukken van de documenten die fysiek moeten worden opgeslagen of kopieën maken van documenten die in tweevoud moeten worden bewaard of die aan de werknemers van het bedrijf worden bezorgd..

referenties

1. Audra Bianca (s / f). Kantoororganisatie & planningstips. Teruggeplaatst van: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 office-taken die u kunt en zou moeten automatiseren. Teruggeplaatst van: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hoeveel uur van uw leven bent u op werk-e-mail geweest? Probeer onze deprimerende calculator. Teruggeplaatst van: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lijst met taken die op een kantoor werken. Teruggeplaatst van: work.chron.com.
5. Wat doet een kantoorassistent. Opgehaald van learn.org.
6. Wat doen mensen precies in een kantoorbaan? Teruggeplaatst van: reddit.com.