Projectmanagementfasen, doelstellingen, voordelen en voorbeelden

de project management is om te voldoen aan de oefening van het starten, plannen, uitvoeren, controleren en sluiten van het werk van een team om concrete redenen van succes te bevredigen en specifieke doelstellingen te bereiken op het afgesproken tijdstip. Daarom is het de toepassing van vaardigheden, technieken, kennis en hulpmiddelen om activiteiten te programmeren die aan de vereisten van een project voldoen.

Een project is een tijdelijk werk dat is ontworpen om een ​​uniek resultaat, dienst of product te genereren, met een gedefinieerd begin en einde, dat wordt uitgevoerd om opmerkelijke doelen en doelstellingen te bereiken, om over het algemeen een toegevoegde waarde of een gunstige verandering te bereiken.

De tijdelijke kwaliteit van de projecten is het niet eens met de routinematige activiteiten van het bedrijf, die eenvoudige iteratieve, semi-permanente of permanente activiteiten zijn, om diensten of producten te produceren.

Als u geen proces hebt om projecten te beheren, kan dit leiden tot verloren tijd, geldverlies en slechte prestaties.

index

• 1 Krachtig hulpmiddel
• 2 fasen
  • 2.1 Initiatie
  • 2.2 Planning
  • 2.3 Uitvoering
  • 2.4 Projectdocumentatie
  • 2.5 Monitoring en controle
  • 2.6 Sluiting
• 3 doelstellingen
  • 3.1 Ontwikkel de projectfasen succesvol
  • 3.2 Communiceer efficiënt
  • 3.3 Behaal de hoofddoelstelling van het project
  • 3.4 Een project produceren dat de doelstellingen van de klant volgt
• 4 voordelen
  • 4.1 Meer efficiëntie bij het aanbieden van diensten
  • 4.2 Klanttevredenheid
  • 4.3 Meer effectiviteit bij het aanbieden van diensten
  • 4.4 Verbetert groei en ontwikkeling binnen het team
  • 4.5 Grotere flexibiliteit
  • 4.6 Verhoging van de risicobeoordeling
• 5 voorbeelden
  • 5.1 American Airlines
  • 5.2 Royal Bank
• 6 Referenties

Krachtige tool

Projectmanagement is een krachtige zakelijke tool die vele voordelen kan bieden aan bedrijven van elke omvang. Biedt processen, richtlijnen en ook herhaalbare technieken om mensen en het werk in projecten te helpen beheren.

Het kan de kans op succes vergroten en projecten consistent, efficiënt, op tijd en binnen budget leveren.

Door het implementeren van basale projectmanagementstrategieën, worden de gewenste doelstellingen bereikt en worden die doelstellingen bereikt binnen een specifiek tijd- en kostengebied..

Het eindresultaat is dat iedereen zal winnen, wat dus voor iedereen het beste voordeel zou kunnen zijn voor projectmanagement.

fasen

inwijding

De initiatieffase bepaalt de aard en omvang van het project. U moet de bedrijfsomgeving begrijpen en er ook voor zorgen dat de noodzakelijke controles in het project worden opgenomen.

De projectinitiatiedocumenten zijn een reeks instructies die worden gebruikt om regelgeving op te stellen voor de duur van het project. Deze omvatten:

- Projectvoorstel: idee achter het project, algemene doelstelling, duur.

- Omvang van het project: richting en bewaking van het project.

- Gedesaggregeerde werkstructuur: een schaal van het werk dat gedaan moet worden, tot aan de dagelijkse taken.

- Matrix van toewijzing van verantwoordelijkheden: rollen en verantwoordelijkheden afgestemd op de resultaten.

- Analyse van bedrijfsbehoeften en -vereisten tegen meetbare doelstellingen.

- Herziening van de huidige activiteiten.

- Projectcharter, inclusief kosten, taken, deliverables en tijdlijnen.

planning

Het belangrijkste doel is om op gepaste wijze de tijd, kosten en middelen te plannen om de noodzakelijke werkzaamheden in te schatten en aldus het risico tijdens de uitvoering van het project effectief te beheren. Het bestaat uit het bepalen van de te volgen methodiek voor het beheer van projecten.

- Identificeer deliverables en creëer verbroken werkstructuren.

- Identificeer de activiteiten die nodig zijn om deze deliverables te voltooien en deze activiteiten dus logisch te verbinden.

- Schat de benodigde middelen voor activiteiten.

- Schat de tijd en kosten van activiteiten.

- Ontwikkeling van de planning en het budget.

- Risicoplanning.

- Verkrijgen formele goedkeuring om te beginnen met werken.

executie

Tijdens de uitvoering moet u weten wat de geplande deadlines zijn die moeten worden uitgevoerd. De uitvoeringsfase garandeert dat de deliverables van het projectbeheersplan dienovereenkomstig worden gemaakt.

Deze fase omvat de toewijzing, coördinatie en adequaat beheer van menselijke hulpbronnen en andere bronnen, zoals materialen en budgetten. Het resultaat van deze fase zijn de deliverables van het project.

Project documentatie

Om het budget, de reikwijdte, de effectiviteit en ook het tempo te behouden, moet een project fysieke documenten hebben die gerelateerd zijn aan elke specifieke taak.

Met de juiste documentatie kunt u gemakkelijk zien of aan de vereisten van een project wordt voldaan of niet. De documentatie biedt informatie over wat al is voltooid voor dat project.

Als het goed wordt gedaan, kan de documentatie de ruggengraat vormen van het succes van een project.

Monitoring en controle

Het bestaat uit de processen die worden uitgevoerd om de uitvoering van het project te observeren, om potentiële problemen tijdig te identificeren en indien nodig corrigerende maatregelen te nemen om de uitvoering van het project te beheersen..

De prestaties van het project worden geobserveerd en gemeten om variaties in het projectbeheersplan te identificeren.

Het geeft ook feedback tussen de verschillende fasen van het project om preventieve of corrigerende acties te implementeren om te voldoen aan het projectbeheersplan.

sluitend

Het bevat de formele afronding van het project en de acceptatie ervan. Administratieve activiteiten omvatten documentatie van geleerde lessen. Het bestaat uit het finaliseren van alle activiteiten van de hele reeks processen om het project formeel te sluiten.

De evaluatie na uitvoering is ook opgenomen in deze fase. Dit is een essentiële fase voor het projectteam om te leren van de ervaringen en deze toe te passen in toekomstige projecten.

De dingen die goed werkten, moesten in het project worden geobserveerd en de dingen die niet werkten, moesten worden geanalyseerd om geleerde lessen te genereren.

doelstellingen

Het doel van projectmanagement is om een ​​grondig project uit te voeren dat voldoet aan de doelstellingen van de klant.

Ontwikkel de projectfasen succesvol

Een project, ongeacht de omvang ervan, omvat over het algemeen vijf verschillende fasen van even groot belang: initiatie, planning, uitvoering, monitoring en controle, afsluiting.

De ontwikkeling en uitvoering zonder problemen en zonder onderbrekingen van alle voorgaande fasen garanderen het succes van een project.

Communiceer efficiënt

Er moet altijd rekening worden gehouden met het feit dat het slagen of falen van een project in grote mate afhangt van teamwork. Daarom is samenwerking altijd de sleutel tot succes.

Voor dit doel is het opzetten van goede communicatie van groot belang. Aan de ene kant moet de informatie op een duidelijke en volledige manier worden geformuleerd, zodat iedereen het volledig begrijpt. Aan de andere kant moet je de mogelijkheid hebben om te luisteren en constructieve opmerkingen te ontvangen.

Bereik de hoofddoelstelling van het project

Het hoofddoel van het project moet worden voltooid binnen de geschatte tijd, met de verwachte kwaliteit en binnen het beschouwde budget.

Het optimaliseren van de toegewezen noodzakelijke inputs en hun toepassing om te voldoen aan de vooraf gedefinieerde doelstellingen van het project is een kwestie waar altijd ruimte is voor verbetering.

Alle processen en procedures kunnen worden hervormd en geactualiseerd om de duurzaamheid van een project te verbeteren en om het team te begeleiden bij het proces van strategische verandering.

Maak een project dat de doelstellingen van de klant volgt

Dit kan betekenen dat de visie van de klant moet worden aangepakt en hervormd, of met hen moet worden onderhandeld in relatie tot de doelstellingen van het project, om ze om te zetten in haalbare doelen..

Voldoen aan de verwachtingen van klanten en hen gelukkig houden, leidt niet alleen tot een succesvolle samenwerking, die kan helpen om verrassingen tijdens de projectuitvoering te elimineren, maar ook duurzaamheid in de toekomst garandeert.

voordelen

Het belangrijkste voordeel van projectmanagement is dat het helpt projecten effectief te beheren. Hiermee kunt u problemen sneller oplossen.

Meer efficiëntie bij het aanbieden van diensten

Projectbeheer biedt een routekaart die gemakkelijk kan worden gevolgd en leidt tot de voltooiing van het project. Nadat je weet waar je de kuilen kunt ontwijken, is het logisch om te denken dat je slimmer en efficiënter zult werken.

Klanttevredenheid

Wanneer een project op tijd en onder het budget wordt voltooid, blijft de klant gelukkig. En een tevreden klant is iemand die er weer zal uitzien.

Intelligent projectbeheer biedt de tools waarmee deze client / administrator-relatie kan worden voortgezet.

Meer effectiviteit bij het aanbieden van diensten

Dezelfde strategieën die de succesvolle afronding van een project mogelijk maakten, zullen ook vele malen dienen voor andere projecten.

Verbetert de groei en ontwikkeling binnen het team

Positieve resultaten genereren niet alleen respect, maar inspireren het projectteam vaak ook om manieren te zoeken om efficiënter te werken.

Meer flexibiliteit

Misschien is een van de grootste voordelen van projectmanagement dat het flexibiliteit mogelijk maakt. Een veilig beheer van het project maakt het mogelijk om de strategie die u wilt uitvoeren te volgen, zodat het project is voltooid.

Het mooie van zo'n organisatie is echter dat als je een intelligentere weg vindt om te nemen, je het kunt nemen. Voor veel kleine en middelgrote bedrijven is alleen dit de prijs van de toegang waard.

Verhoogde risicobeoordeling

Wanneer alle spelers zijn uitgelijnd en de strategie is ingevoerd, zijn er potentiële risico's voor klappen.

Projectbeheer geeft op het juiste moment een rode vlag: voordat met de voltooiing van het project wordt begonnen.

Voorbeelden

American Airlines

De fusie van American Airlines met US Airways creëerde een overlap in technologie en programma's. Ze wisten dat spreadsheets niet voldoende waren om complexe bronnen en projecten te beheren.

Om inzicht te krijgen in bredere divisie- en mondiale prioriteiten, begonnen ze projectbeheer te gebruiken voor toegang van medewerkers, resource management en capaciteitsplanning..

Als gevolg hiervan ging de luchtvaartmaatschappij van het kapitaliseren van haar werk op informatietechnologie van 10% naar 20%. Dit staat gelijk aan een netto positieve impact van enkele miljoenen dollars op de balans.

Nu hebben ze toegang tot betrouwbaardere en betere gegevens om cruciale beslissingen te nemen over projecten en bronnen.

Royal Bank

De Royal Bank of Scotland moest consistente en betrouwbare gegevens implementeren om financiële en resourcebeslissingen te kunnen nemen. Daarom kozen ze voor projectbeheer om deze consistentie te vergroten. Daarom hebben ze 35 oudere systemen verwijderd, meer dan 50 tools ontwikkeld door gebruikers en honderden spreadsheets.

Met de gegevens in verschillende indelingen en honderden projecten beheerd door verschillende systemen, wilden ze hun gegevens beheren om hun totale klantenportfolio duidelijker te zien.

In twaalf maanden waren ze in staat om hun businesscase te vervullen en een return on investment te behalen. Onderweg hebben ze de transparantie verbeterd en de kosten in elke bedrijfseenheid verlaagd.

referenties

1. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2019). Project management Genomen uit: en.wikipedia.org.
2. Project Management Institute (2019). Wat is projectmanagement? Genomen vanaf: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Wat zijn de doelstellingen van projectmanagement? Genomen uit: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Voordelen van projectmanagement. Overgenomen uit: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). De top 10 voordelen van projectmanagement. Bright Hub Project Management. Genomen uit: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Real-World succesvolle voorbeelden van projectmanagement. Planview Blog. Genomen van: blog.planview.com.