Perpetual inventories system, voordelen

de systeem van eeuwigdurende inventarissen is een methode voor voorraadboekhouding die onmiddellijk de verkoop of aankoop van voorraad registreert door het gebruik van geautomatiseerde systemen en software voor bedrijfsmiddelenbeheer.

Het geeft een vrij gedetailleerd beeld van de wijzigingen in de inventaris met onmiddellijke rapporten over de hoeveelheid voorraad in voorraad en geeft nauwkeurig het niveau van de beschikbare goederen weer.

Eeuwigdurende voorraad is de voorkeursmethode voor het volgen van voorraad, omdat het voortdurend redelijk nauwkeurige resultaten kan genereren, mits dit op de juiste manier wordt beheerd..

Als bedrijf is het hebben van meer inventaris van wat nodig is duur en kan er afval ontstaan. Aan de andere kant betekent het hebben van heel weinig middelen dat u het risico loopt klanten teleur te stellen en omzet te verliezen met uw concurrenten.

Omdat de eeuwigdurende inventarissoftware altijd up-to-date is, heeft deze direct inzicht in de voorraadniveaus, waardoor deze sneller kan reageren op veranderingen in de vraag.

Hoe de procedure werkt?

Met het permanente voorraadsysteem werkt een bedrijf voortdurend de voorraadadministratie bij, waarbij rekening wordt gehouden met toevoegingen en aftrekkingen voor activiteiten zoals:

- Gekochte voorraadartikelen.

- Koopwaar uit voorraad verkocht.

- Materialen uit inventaris die voor productie worden gebruikt.

- Afgedankte artikelen.

Het systeem werkt perfect in combinatie met een computerdatabase, in realtime bijgewerkt door magazijnmedewerkers die barcodescanners gebruiken of door verkopers die gebruik maken van betaalautomaten.

Periodieke inventaris versus perpetuele voorraad

Traditioneel, als je wilde weten hoeveel items beschikbaar waren in het magazijn, moest je een fysieke telling uitvoeren en deze afstemmen met handmatige of geautomatiseerde systemen op basis van kavels.

Bedrijven vertegenwoordigden fysiek aandelen aan het einde van een bepaalde periode en de voorraadcijfers werden op dat moment bijgewerkt. Dit staat bekend als het periodieke voorraadsysteem, omdat de informatie periodiek wordt bijgewerkt.

Het permanente voorraadsysteem maakt gebruik van voorraadbeheersoftware en -processen waarmee realtime bijwerken van voorraadbewegingen mogelijk is.

Medewerkers gebruiken barcodescanners om verkopen, aankopen of aangiften vast te leggen op het moment dat ze zich voordoen.

Deze informatie wordt verzonden naar een database die voortdurend wordt bijgewerkt om elke wijziging vast te leggen. De voortdurende update van de inventaris is wat het systeem zijn naam geeft en het onderscheidt van de periodieke benadering.

Eeuwigdurende voorraadrekeningen

In dit systeem hoeft u geen inkoopaccount aan te houden omdat het voorraadaccount direct bij elke aankoop van goederen in rekening wordt gebracht.

De accounts die in dit systeem moeten worden geplaatst, zijn:

- Wanneer de goederen worden gekocht om te worden opgeslagen in de inventaris:

- Wanneer kosten worden gemaakt zoals vracht, verzekering, enz., Worden de kosten van de goederen verhoogd:

- Als de goederen worden geretourneerd naar de leverancier:

- Wanneer de koopwaar wordt verkocht:

- Als de goederen worden geretourneerd door klanten:

- Wanneer een verschil wordt gevonden tussen het bedrag van de voorraadrekening en de fysieke telling:

voordeel

Het maakt een nauwkeurige vervanging mogelijk

Voorraadwijzigingen worden real-time geregistreerd bij het kopen en verkopen van voorraden. Dit stelt u in staat om rapporten te produceren die onmiddellijk voorraadartikelen identificeren die bijna op zijn.

Ontdek het verval en de diefstal

In een periodiek inventarissysteem wordt aan het einde van de periode de voorraad aangepast, waarbij het aantal fysieke inventarisaties wordt gevalideerd. Dit verbergt elke diefstal, inkrimping of zelfs fouten in de telling, wanneer deze aanpassing wordt overgebracht naar de kostenrekening van verkochte goederen.

Een eeuwigdurend systeem zal de waarde van de inventaris in het systeem vergelijken met het einde van de periodentelling en zal u toelaten om elk verschil te onderzoeken.

Produceert nauwkeuriger tussentijdse financiële overzichten

Omdat in het periodieke voorraadsysteem de voorraadwaarden niet worden gewijzigd tijdens de periode, zijn zowel de voorraadrekening in de balans als de kostenrekening van goederen die in de winst- en verliesrekening worden verkocht, gedurende de gehele periode onjuist. periode.

Een eeuwigdurend systeem handhaaft die juiste bedragen en biedt een nauwkeurigere reeks financiële overzichten gedurende de hele periode.

Nauwer beheer van voorraadniveaus

De voorraadniveaus zijn altijd correct en kunnen op elk moment online worden bekeken. U kunt uw omzetsnelheid correct berekenen om te zien of de omzet vertraagt ​​of dat producten niet snel meer verkopen.

Integratie met andere commerciële systemen

Realtime voorraadinformatie is van vitaal belang voor financiële en boekhoudkundige teams. De integratie van het voorraadsysteem met de financiële systemen helpt nauwkeurige belasting- en regelgevingsrapporten te garanderen.

Verkopers kunnen een betere klantervaring bieden en hebben direct invloed op hun reputatie. De integratie met marketingsystemen geeft dat team een ​​actueel beeld van wat er wordt verkocht en wat niet..

nadelen

Hoge implementatiekosten

Om het permanente voorraadsysteem te kunnen gebruiken, moet een bedrijf eerst gespecialiseerde apparatuur en software installeren. Het vereist een grote initiële investering, veel middelen en tijd om het systeem correct te implementeren.

Na installatie van de benodigde apparatuur en software blijven onderhoud en periodieke updates verplicht, waardoor de bedrijven nog meer kosten..

Grotere complexiteit

Het vereist dat bedrijven training aanbieden aan elk van de werknemers vanwege de complexiteit van het systeem.

Medewerkers hebben training nodig over het gebruik van de specifieke software van het bedrijf en krijgen ook training over het gebruik van speciale apparatuur, zoals scanners.

Geregistreerde voorraad geeft mogelijk niet de werkelijke voorraad weer

Het kan een nadeel zijn dat transacties worden geregistreerd zodra ze plaatsvinden, omdat de geregistreerde voorraad mogelijk niet de werkelijke voorraad in de loop van de tijd weergeeft..

Dit komt omdat in een doorlopend inventarisatiesysteem fysieke voorraadnum- mers niet vaak worden gebruikt.

Met een groter aantal personen dat transacties in het systeem invoert, neemt het bedrijf een groter risico op fouten door menselijke fouten.

Meer tijd van consumptie

Met het periodieke voorraadsysteem besteden bedrijven tijd aan het registreren van voorraden.

Ze kunnen wekelijks, maandelijks of zelfs jaarlijks worden geregistreerd. Hierdoor verbruikt het periodieke voorraadsysteem minder tijd dan het permanente voorraadsysteem.

Met het eeuwigdurende systeem moet elke transactie onmiddellijk worden geregistreerd. Controleurs moeten transacties beoordelen om zeker te zijn dat ze correct zijn en er moeten nog fysieke inventarisaties worden gedaan om verschillen in de cijfers te vinden.

referenties

1. Steven Bragg (2017). Perpetual inventory system. Accounting CPE-cursussen en boeken. Genomen uit: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Eeuwigdurende voorraad. Overgenomen uit: investopedia.com.
3. Boekhouding voor management (2017). Perpetual inventory system. Genomen uit: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Waarom een ​​permanent voorraadsysteem gebruiken? Genomen uit: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). De voordelen van het Perpetual Inventory System. Kleine bedrijven - Chron.com. Genomen uit: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). De nadelen van het Continuous Inventory-systeem. Kleine bedrijven - Chron.com. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.