Geschreven communicatiekenmerken, types, elementen, voordelen



de schriftelijke communicatie het is elk type interactie dat gebruik maakt van de geschreven code. Hoewel het gebaseerd is op hetzelfde linguïstische systeem van oraliteit, zijn de eigenschappen ervan verschillend. In tegenstelling tot anderen is de geschreven vorm dus volledig conventioneel. Dit moet patronen volgen die zijn gedefinieerd volgens de regels die door de taal zijn vastgesteld.

Aan de andere kant is geschreven communicatie de meest gebruikelijke vorm van formele communicatie tussen mensen, en voert het verschillende sociale functies uit. Onder zijn toepassingen wordt het heel vaak gebruikt om verschillende soorten evenementen te documenteren en om interpersoonlijke interacties uit te voeren.

Bovendien is een andere van zijn meest relevante kenmerken dat het niet vereist dat de zender en ontvanger in dezelfde ruimte en tijd aanwezig zijn. Daarom wordt het bericht in uitgestelde vorm ontvangen en is de interactie tussen de schrijver (afzender) en de lezer (ontvanger) zeer beperkt.

Aan de andere kant is geschreven communicatie in wezen een creatieve activiteit die een bewuste inspanning vereist. Deze inspanning komt van de stimuli geproduceerd door de geest.

Hierin verschilt het van het orale, waar ze extern worden verzameld door de sensorische receptoren. De geschreven zijn daarentegen afkomstig van interne intellectuele activiteit.

index

  • 1 Kenmerken
    • 1.1 Uitgestelde ontvangst van het bericht
    • 1.2 Beperkte cycli
    • 1.3 Weinig ruimte voor redundantie
    • 1.4 Pre-planning
  • 2 soorten
    • 2.1 Memo's
    • 2.2 Rapporten
    • 2.3 Brochures
    • 2.4 e-mails
    • 2.5 Voorstellen
    • 2.6 Brieven
    • 2.7 Telegrammen
    • 2.8 Faxen
  • 3 Elementen van schriftelijke communicatie
  • 4 voordelen
    • 4.1 Duurzaamheid in de tijd
    • 4.2 Controlemechanisme
    • 4.3 Conservering
    • 4.4 Hoger reflecterend niveau
    • 4.5 Minder kans op vervorming en interpretatie
  • 5 Nadelen
    • 5.1 Kosten
    • 5.2 Bekwaamheid om effectief te begrijpen
    • 5.3 Feedback
    • 5.4 Moeilijkheid om emotionaliteit uit te drukken  
    • 5.5 Vertraagde of onzekere ontvangst
    • 5.6 Gebrek aan flexibiliteit
  • 6 Referenties

features

Uitgestelde ontvangst van het bericht

Een van de kenmerken van schriftelijke communicatie is die gerelateerd aan de factor tijd. In een face-to-face communicatiesituatie worden de gecodeerde berichten van de afzender ogenblikkelijk door de ontvanger ontvangen.

Maar in een geschreven communicatie is er altijd een vertraging. Over het algemeen geldt er geen vaste tijdslimiet voor deze vertraging.

Beperkte cycli

De communicatiecyclus bestaat uit vier elementaire communicatieve elementen: de zender, de boodschap samen met het communicatiekanaal, de ontvanger en de reactie of reactie. Naarmate de ontvangst van het bericht in uitgesteld licht plaatsvindt, is de cyclus van schriftelijke communicatie beperkter.

Vanwege nieuwe ontwikkelingen in communicatie en informatie, laten veel kanalen echter toe dat de laatste stap van de cyclus (feedback of reactie) bijna op hetzelfde moment wordt voltooid als in face-to-face communicatie. Een voorbeeld hiervan zijn instant messaging-services.

Weinig ruimte voor redundantie

Het geschreven verslag beperkt de mogelijkheid van redundantie. In mondelinge communicatie ondersteunen gebaren en para-verbale elementen - zoals intonatie - de verbale taal.

Dit is niet het geval in schriftelijke communicatie. Daarom is het niveau van de vraag hoger, waardoor de uitgever gedwongen wordt om woorden met grotere nauwkeurigheid te gebruiken.

Schriftelijke communicatie heeft feitelijk een hoge maatschappelijke waarde. Deze evaluatie neemt af met de herhaling van woorden en het gebruik van dezelfde syntactische patronen. Hier heerst originaliteit en zelfs formele innovatie.

Eerdere planning

Over het algemeen is geschreven communicatie geen geïmproviseerde handeling. Bij het schrijven wordt vaak aan een reeks voorwaarden of vereisten voldaan. Onder hen, als effectieve communicatie wordt gezocht, is het noodzakelijk om duidelijk te zijn over de inhoud van de boodschap als geheel en zijn interne articulatie..

Hiervoor moet de uitgever een tekst-organisatieschema hebben. Naarmate de tekst vordert, worden alle elementen van het bericht samengevoegd tot relevante ideeën met betekenis.  

type

Wat de soorten schriftelijke communicatie betreft, zijn er net zoveel als de veelvoudige en diverse gebieden van menselijk handelen. Op deze manier verdwijnen sommige (telegrammen) en verschijnen er andere (bijvoorbeeld e-mail). Vervolgens zullen slechts enkele van deze worden beschreven.

memo's

Een memo is een populair middel voor interne schriftelijke communicatie tussen de leden van een organisatie. Het is een formulier een verkorte vorm van brief met minimale vormen van beleefdheid en onmiddellijke toegang tot het specifieke onderwerp van de boodschap.

In dit soort communicatie zijn er in het algemeen vooraf opgestelde indelingen. De belangrijkste regel om te voldoen omvat correct schrijven en persoonlijk en hiërarchisch respect. De manier van schrijven moet direct zijn en zonder enige vorm van bekendheid.

informatie

De rapporten zijn een ander type geschreven communicatie. Ze kunnen worden gebruikt voor commerciële, educatieve, juridische of wetenschappelijke doeleinden.

Afhankelijk van de aard en het doel van het rapport kunnen er vooraf vastgestelde indelingen bestaan. In algemene bewoordingen moet een verslag echter een korte inleiding, hoofddoelstellingen en resultaten bevatten. 

In sommige gevallen zijn grafieken en tabellen opgenomen om het inzicht in de resultaten te vergemakkelijken. Op dezelfde manier bevatten veel rapporten een lijst met aanbevelingen.

literatuur

Brochures zijn publicaties waarin bedrijven hun producten en diensten presenteren. Ze worden ook gepubliceerd om verkoopvertegenwoordigers te helpen bij hun bezoeken aan klanten.  

Bedrijven produceren brochures in vele soorten en maten. Sommige brochures zijn lettergrootte, terwijl andere in twee of drie delen zijn gevouwen.

Aan de andere kant worden ze gekenmerkt door het feit dat ze heel kleurrijk zijn en een overvloed aan afbeeldingen bevatten in hun belangrijkste producten of diensten. De teksten zijn klein en hebben veel lege ruimte, zodat het boekje gemakkelijk kan worden gelezen.

e-mails

E-mails zijn op dit moment een veel voorkomende vorm van communicatie. Ze worden gebruikt om documenten te verzenden, vergaderingen te organiseren, afspraken te bevestigen en contact op te nemen met sollicitanten. Daarnaast worden ze ingezet om persoonlijke zaken aan te pakken.

Ondanks hun relatieve informaliteit moeten e-mails bepaalde conventionele normen volgen. Voor dergelijke doeleinden kent het formaat spaties toe voor afzender, ontvanger, onderwerp en een spatie waar het bericht moet worden geschreven.

Zelfs als ze worden gebruikt voor niet-commerciële doeleinden, zijn er bepaalde conventies die moeten worden gerespecteerd om negatieve reacties te voorkomen. Onder hen kunnen we het correcte schrijven van namen en titels, het juiste gebruik van leestekens en de correcte bevestiging van zinnen en paragrafen vermelden.

voorstellen

De voorstellen zijn documenten die toekomstige projecten beschrijven. Deze hebben meestal slechts één of twee pagina's. Ze omvatten de bijbehorende kosten van elke specifieke taak van het project.

Andere niet-directe kosten voor het project kunnen worden inbegrepen, zoals druk-, post- en verzendkosten, onder andere.

brieven

De letters zijn een van de oudste vormen van schriftelijke communicatie. Het onderwerp van de brieven kan persoonlijk of commercieel zijn. Vóór de komst van elektronische formulieren waren dit een zeer populair communicatiemiddel. Net als in e-mails werden nuchtere vormen en beknopte berichten commercieel gebruikt.

Persoonlijke brieven vertoonden echter minder conventionaliteit in hun schrijven. De beleefdheidsbehandelingen waren minimaal. De ontwikkeling van het thema vond plaats tussen de zender en de ontvanger van het bericht. Het aantal pagina's werd beperkt door de capaciteit van beide. Geleidelijk zijn deze vervangen door elektronische berichten.    

telegrammen

Het telegram is een korte en vereenvoudigde versie van een brief. Hier worden de beleefdheidsformules tot een minimum beperkt en soms weggelaten. De tekst van het bericht is geschreven met weglating van het grootste aantal woorden en met behoud van het minimum dat nodig is om betekenis te geven.

Evenzo waren vormen van beleefdheid over het algemeen standaard en verkorte vormen (de heer voor de heer, mevrouw, voor mevrouw en anderen vergelijkbaar). Zoals in de brieven is het gebruik ervan afgenomen met de vooruitgang van elektronische media.

faxen

Dit was de pioniersmanier voor het elektronisch verzenden van berichten. Hoewel zowel het schrijven als het lezen ervan op een geschreven papier gebeurde, werd de verzending ervan elektronisch gedaan. Het gebruik is afgenomen als gevolg van het toenemende gebruik van elektronische media.

Elementen van schriftelijke communicatie

In het algemeen wordt aangenomen dat de drie belangrijkste elementen van schriftelijke communicatie structuur (inhoudsvorm), stijl (schrijven) en inhoud (thema) zijn..

Met betrekking tot de structuur helpt dit lezers het onderwerp te begrijpen. Dat is de reden waarom het wordt aanbevolen om duidelijk te zijn over de doelen voordat u gaat schrijven.

Met betrekking tot stijl is dit in eerste instantie gerelateerd aan de uitgever. Het is echter ook belangrijk om rekening te houden met de mogelijke ontvangers van het geschreven materiaal. Soms is het gebruik van zinnen of korte paragrafen vereist, met een eenvoudige vocabulaire. Soms moet de boodschap iets langer en uitgewerkt zijn.

Tot slot, wat betreft het onderwerp kan dit een grote variëteit zijn. Alle gebieden van menselijke interactie kunnen het voorwerp zijn van een schriftelijke communicatie. Dit omvat van wetenschappelijke onderwerpen tot persoonlijk, door middel van wetten en procedures.

voordeel

Permanentie in de tijd

Schriftelijke communicatie is een permanent middel voor informatie. Daarom is het handig wanneer het bijhouden van gegevens vereist is. Op dezelfde manier is het erg belangrijk bij de juiste delegatie van verantwoordelijkheden en bij het vaststellen van normen en procedures. Aan de andere kant staat het de herhaalde query van berichten toe.

Besturingsmechanisme

Dankzij de mogelijkheid van duurzaamheid in de tijd is geschreven communicatie ideaal als een controletool. Controlebladen of resultaten, wetten, overeenkomsten, onder andere, zijn de documenten die meestal via deze manier van communicatie worden verwerkt.

behoud

De schriftelijke communicatie heeft een hoog niveau van bewaring. Hierdoor kan het veilig en duurzaam zijn. Technologische vooruitgang heeft andere middelen voor het bewaren van informatie mogelijk gemaakt. Tot nu toe blijft echter het origineeldocument het definitieve bewijs van zijn bestaan ​​en originaliteit.

Hoger reflecterend niveau

Mensen die dit medium gebruiken, reflecteren efficiënt voordat ze schrijven. De actie van het schrijven van een bericht wordt altijd voorafgegaan door een proces van denken en definiëren wat je wilt uitdrukken. Zelfs het schrijven zelf is een proces van reflectie. Daarom is deze communicatieve modus ideaal voor het verzenden van nauwkeurigheid en precisie.

Minder kans op vervorming en interpretatie

In berichten die via schriftelijke communicatie worden verzonden, is er minder kans op vervorming. In dit communicatiesysteem wordt de informatie permanent geregistreerd en kan deze op elk moment worden geverifieerd. Er is dus minder kans op vervorming of wijziging van informatie.

Aan de andere kant is er minder kans om berichten verkeerd te interpreteren. In geval van twijfel kan de boodschap zo vaak als nodig worden herleid totdat volledig begrip is verkregen.

Evenzo kan de snelheid van lezen of opnieuw lezen worden aangepast aan het niveau van begrip van de ontvanger van het bericht. Op deze manier kan worden gegarandeerd dat als zowel de afzender als de ontvanger dezelfde codes behandelen, het bericht volgens de gewenste.

nadelen

kosten

Schriftelijke communicatie is niet economisch. Er zijn kosten verbonden aan het materiaal (oa papier en inkt) en de hoeveelheid arbeid die wordt gebruikt om de geschriften te schrijven en af ​​te leveren. Deze kosten kunnen toenemen afhankelijk van de fysieke afstand tussen zender en ontvanger.

Vermogen om effectief te begrijpen

Het gebruik van schriftelijke communicatie verdient grote vaardigheden en competenties in het gebruik van taal en woordenschat. Het gebrek aan schrijfvaardigheid en de slechte kwaliteit van de teksten hebben een negatieve invloed op de boodschap en brengen hun effectieve begrip in gevaar.

terugkoppeling

De feedback van het bericht in de schriftelijke communicatie is niet onmiddellijk. In dit type communicatie verloopt het coderings- en decodeerproces traag.

Afhankelijk van de gebruikte code kan het begrip langer duren dan gewenst. In elk geval is de feedback bedoeld voor het gemak van de ontvanger van het bericht, niet voor de uitgever.

Moeilijkheid om emotionaliteit uit te drukken  

Omdat het een reflecterend medium is, is het moeilijker om emotionaliteit uit te drukken in geschreven communicatie. Dichters en kunstenaars die dit medium gebruiken om schoonheid en emoties uit te drukken, gebruiken technieken die moeilijk te gebruiken zijn. Soms zijn ze succesvol, maar in andere landen vervullen ze niet het doel om de emotionaliteit van de kunstenaar over te brengen.

Dit type communicatie staat bekend als koud, onpersoonlijk en staat in contrast met andere vormen van communicatie die verbale en gebarenkenmerken kunnen bevatten. Om deze reden wordt het vaker gebruikt bij de overdracht van informatie waarin de juistheid van de feiten van belang is.

Vertraagde of onzekere ontvangst

De methode van schriftelijke communicatie belemmert de onmiddellijke bevestiging van ontvangst van het bericht. In sommige gevallen is het zelfs niet mogelijk om te bepalen of het bericht de beoogde ontvanger heeft bereikt.

Gebrek aan flexibiliteit

Het gebrek aan flexibiliteit is een ander nadeel van schriftelijke communicatie. Zodra een origineel bericht is uitgegeven, is er geen mogelijkheid voor een snelle inhoudscorrectie.

Elke wijziging die nodig is, moet worden gegarandeerd door de ontvanger van het bericht. Op dezelfde manier beïnvloedt elke correctie die gemaakt is, zelfs gedeeltelijk, het hele bericht.

referenties

  1. Inc. (s / f). Schriftelijke communicatie Gemaakt van inc.com.
  2. Sehgal, M.K. (2008). Zakelijke communicatie New Delhi: Excel Books India.
  3. Cabrera, A. en Pelayo, N. (2001). Taal en communicatie Caracas: The National.
  4. Bolaños, B. (1996). Schriftelijke communicatie. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, 26 september). Soorten schriftelijke zakelijke communicatie. Gemaakt van bizfluent.com.
  6. Sckool. (2017, februari 07). De drie belangrijkste elementen voor schriftelijke communicatie. Genomen van sckool.org.   
  7. MSG. (s / f). Schriftelijke communicatie - Betekenis, voordelen en nadelen. Afkomstig van managementstudyguide.com.
  8. De zakelijke communicatie. (s / f). Voor- en nadelen van schriftelijke communicatie. Genomen van thebusinesscommunication.com.
  9. Zakelijke communicatie. (s / f). Nadelen van schriftelijke communicatie in het bedrijfsleven. Genomen uit bizcommunicationcoach.com.