De 7 functies van een hoofdadministratief assistent

de functies van een administratief medewerker het zijn taken van assistentie en begeleiding van de normale activiteiten die een bedrijf ontwikkelt. Daarom zijn ze van fundamenteel belang voor een efficiënte werking van hetzelfde.

Deze activiteiten zijn meestal variabel volgens het bedrijfsdomein van het bedrijf waarin ze werken. In gespecialiseerde kantoren zoals advocatenkantoren bijvoorbeeld, hebben deelnemers doorgaans een specifieke training voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten.

Er zijn echter functies die gemeenschappelijk zijn voor alle gebieden die meestal draaien rond de distributie en het beheer van informatie binnen het kantoor. Dit omvat het beheer van documenten, archieven en de organisatie van evenementen.

Maar deze activiteiten kunnen veel breder worden. Soms hebben administratief medewerkers ook te maken met het verwerken van boekhoudkundige informatie en zelfs het garanderen van het functioneren van de technologische middelen van het bedrijf.

De 7 hoofdfuncties van een administratief medewerker

1- Documentbeheer

Een van de belangrijkste functies van een administratief medewerker is om de leden van het kantoor te helpen met het beheer van documenten en bestanden.

Gewoonlijk heeft deze taak betrekking op de opslag, organisatie en administratie van bestanden.

In sommige gevallen moet u echter ook documenten schrijven, bewerken en beoordelen.

In sommige bedrijven wordt zelfs gevraagd om dictaten van brieven of notities te nemen en de notulen van de vergaderingen die plaatsvinden te noteren.

In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij een advocatenkantoor, is gespecialiseerde training vereist om deze functies te vervullen: de administratief medewerker moet de terminologie en juridische procedures begrijpen.

Aan de andere kant hebben administratief assistenten die werkzaam zijn op het gebied van geneeskunde verschillende kennis nodig. Ze moeten de nodige training hebben voor het omgaan met patiënten en het lezen van medische rapporten.

2- Evenementplanning

De planning van kantoorevenementen is meestal ook de verantwoordelijkheid van administratieve assistenten. De omvang van deze verantwoordelijkheid kan variëren naargelang de grootte van het bedrijf.

Een evenement kan eenvoudigweg een vergadering of een zakenlunch zijn, maar het kan ook een congres of een grotere zakelijke partij zijn.

In beide gevallen moet de assistent alle criteria met betrekking tot de gebeurtenis beheren.

Dit omvat het contact opnemen met leveranciers, reserveringen maken, menu's en decoratie kiezen. Maar het omvat ook het contacteren, uitnodigen en bevestigen van de aanwezigen, sprekers en sprekers voor het geval dat nodig is.

3- Persoonlijke aandacht voor gebruikers en bezoekers

Aandacht voor gebruikers is meestal een van de meest voorkomende taken voor administratieve assistenten. Het publiek waarop de aandacht is gericht, hangt altijd af van de grootte van het bedrijf en zijn zakelijke oriëntatie.

In het geval van kleine bedrijven die rechtstreeks het publiek bedienen, is het mogelijk dat de administratief medewerker de klanten ontvangt.

Wanneer dit gebeurt, is hun werk erop gericht hen te begeleiden en bij te staan ​​tijdens hun verblijf in de faciliteiten van het bedrijf.

In grotere bedrijven moet de administratief medewerker andere bezoekers bijwonen als partners of grote leveranciers.

In dit geval is hun missie om hen te begeleiden bij de uitvoering van hun agenda en vergaderingen met het management of andere delen van het bedrijf.

4- Telefonische en virtuele assistentie

Telefonische en virtuele aandacht is opgenomen in de categorie gebruikersassistentie. In het geval van telefonische assistentie is de oriëntatie van klanten en partners inbegrepen, evenals de organisatie en administratie van agenda's.

Als het gaat om virtuele aandacht, zijn de taken afhankelijk van de kanalen die door het bedrijf worden aangeboden voor klantenservice of informatiebeheer.

In sommige gevallen gaat het om het beheren van e-mail, reageren, doorsturen of archiveren van berichten indien nodig.

In andere gevallen, wanneer de virtuele communicatiekanalen diverser zijn, kunnen andere taken worden opgenomen, zoals aandacht voor het publiek via chatsystemen of zelfs het beantwoorden van vragen via de sociale netwerken van het bedrijf..

In grote bedrijven is het gebruikelijk dat personeel specifiek gericht is op de aandacht van deze communicatiekanalen. Wanneer bedrijven klein zijn, wordt deze taak meestal overgelaten aan administratieve medewerkers.

5- Beheer van agenda's

Het beheer van agenda's is meestal een van de belangrijkste taken van administratieve assistenten.

Deze verantwoordelijkheid omvat het ontvangen van verzoeken voor benoemingen en vergaderingen per telefoon, persoonlijk of online, en ze te organiseren in de agenda volgens de gedefinieerde criteria.

Het omvat ook het plannen van vergaderingen binnen en buiten het bedrijf, werklunches en zakenreizen.

In deze laatste gevallen is het ook de verantwoordelijkheid van de assistent om vluchten, hotels, restaurants of vergaderruimten te boeken als dat nodig is..

6 - Boekhouding

Soms zijn administratieve assistenten verantwoordelijk voor het bewaken en registreren van uitgaven die binnen het bedrijf plaatsvinden. Deze taken kunnen eenvoudig zijn, zoals het vastleggen van bepaalde uitgaven in een spreadsheet.

In sommige gevallen wordt de assistent gevraagd om de training te volgen voor de ontwikkeling van meer complexe taken. Uw verantwoordelijkheden kunnen bijvoorbeeld de presentatie van boekhoudrapporten aan het management omvatten.

Meestal hangt dit af van de grootte van het bedrijf. Een groot bedrijf heeft meestal meer gespecialiseerde rollen; hierin wordt de boekhoudkundige informatie beheerd door een persoon die voor dat doel is ingehuurd.

Een van de fundamentele vaardigheden voor elke administratieve assistent is echter het domein van kantoorboekhoudsoftware, zoals Microsoft Excel.

7- Technologisch management

Het beheer van technologische middelen maakt ook deel uit van de functies van administratieve assistenten. In die zin is het zijn verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke instrumenten voor de werking van het bedrijf goed werken.

Dit omvat onder andere het maken van back-upkopieën van de informatie in de computerapparatuur en de antivirusupdate.

Aan de andere kant omvat het ook het beheer van apparatuur zoals projectoren en laptops.

Het omvat ook de controle en het onderhoud van apparatuur die nodig is voor de normale ontwikkeling van de activiteiten die onder hun verantwoordelijkheid vallen.

Dit betekent niet dat de administratieve assistent technische kennis moet hebben. Het werk bestaat specifiek uit het inhuren van technisch personeel dat het onderhoud van de apparatuur regelmatig uitvoert om tegenslagen te voorkomen.

referenties

1. Bucky, J. (2017). De taakplichten van uitvoerende secretarissen en administratieve assistenten. Teruggeplaatst van: thebalance.com
2. Carrièrebouwer (2016). Werken als administratief assistent - Een uitstekende keuze voor generalisten. Teruggeplaatst van: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Wat doet een medische administratief assistent? Teruggeplaatst van: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Taken van een administratief assistent. Teruggeplaatst van: study.com